Fattura UBL/Peppol in PDF

Peppol, UBL e perché ti serve comunque una copia leggibile

Per decenni una fattura è stata un documento che si poteva leggere. Da quando è entrato in vigore l'obbligo belga di fatturazione elettronica B2B, e con regole equivalenti che stanno entrando in vigore in tutta Europa, una quota sempre maggiore di fatture è invece costituita da file di dati strutturati: XML costruito secondo uno standard, così che i software contabili possano leggerlo senza che nessuno debba ridigitare nulla. È un progresso vero per l'automazione e una vera scocciatura per le persone, perché aprirne uno nel browser restituisce un muro di tag anziché una fattura. Questo strumento trasforma quel file nel documento che ti aspettavi: mittente e destinatario, le righe, il riepilogo IVA, i totali e i dati di pagamento, impaginati per essere letti, stampati o allegati a un'email.

UBL, Peppol BIS, Factur-X: cosa significano questi nomi

UBL 2.1 è il linguaggio XML di base per i documenti commerciali. Peppol BIS Billing 3.0 è un insieme di regole specifico e più stringente costruito sopra UBL, ed è ciò che la fatturazione elettronica europea usa concretamente: stabilisce quali campi sono obbligatori e come vanno compilati, così che due sistemi che non si sono mai incontrati riescano comunque a intendersi. Peppol è invece la rete su cui quei documenti viaggiano. Factur-X, noto in Germania come ZUGFeRD, è un'idea completamente diversa: un normale PDF con l'XML strutturato incorporato al suo interno, così che un unico file serva sia all'essere umano sia alla macchina. Se hai uno di questi, non devi generare nulla — devi estrarre l'XML che è già lì dentro, ed è uno strumento a parte su questo sito.

Cosa legge questo strumento e cosa no

Gestisce i documenti UBL 2.1 Invoice, incluso Peppol BIS Billing 3.0. Non gestisce ancora le note di credito, gli altri tipi di documento UBL o i file Factur-X. L'analisi è volutamente concentrata sui campi che rendono una fattura leggibile: entrambe le parti, le righe della fattura, i sottototali IVA, i totali e l'IBAN. Se un documento usa un'estensione esotica aggiunta dal tuo gestionale, quell'estensione non comparirà nel PDF — la fattura verrà comunque generata, ma considera il PDF una resa leggibile e non una riproduzione byte per byte di tutto ciò che c'è nel file.

Il PDF è una copia. La fattura è l'XML.

Questo conta più di qualunque altra cosa in questa pagina. Dove la fatturazione elettronica strutturata è obbligatoria, il file XML è la fattura valida a norma di legge; un PDF generato a partire da esso è una copia leggibile e non lo sostituisce. Conserva l'XML originale per il tuo archivio e per il tuo commercialista, e considera il PDF per quello che è: qualcosa da leggere, controllare, stampare o inoltrare. Lo stesso ragionamento vale al contrario: trasformare a posteriori una fattura PDF in XML non la rende uno scambio Peppol valido, perché la validità deriva da come il documento è stato trasmesso, non dalla sua estensione. Se un cliente ti chiede una fattura elettronica, inviargliene il PDF non soddisfa l'obbligo.

Quando un file non si converte

Le cause più comuni sono semplici. Il file è una nota di credito anziché una fattura; è un PDF Factur-X anziché XML puro; è un tipo di documento UBL diverso; oppure è davvero malformato perché qualcosa è andato storto a monte. Prima di dare per scontato che la fattura sia rotta, conviene passarla attraverso un controllo strutturale per vedere se viene interpretata correttamente e se i campi obbligatori ci sono tutti: è uno strumento di validazione a parte qui sul sito, e usa esattamente lo stesso motore di analisi di questa pagina, quindi se il validatore è soddisfatto lo sarà anche questa pagina. Tieni presente cosa un controllo del genere è e cosa non è: conferma la struttura e i campi richiesti, non la piena conformità ufficiale allo Schematron Peppol.

Che fine fanno i dati della tua fattura

Questo è uno dei pochi strumenti su questo sito che ha bisogno di un server, perché è lì che il PDF viene generato. Il tuo file viene analizzato in memoria per costruire il documento ed eliminato nel momento stesso in cui la risposta viene inviata: nulla viene scritto su disco, nulla viene registrato, nulla viene ispezionato. Il server si trova nell'UE. Dato che una fattura contiene nomi, indirizzi, importi e coordinate bancarie, non è un dettaglio che trattiamo con leggerezza, ed è la ragione per cui tutto ciò che su questo sito può girare nel tuo browser gira davvero nel tuo browser.

Perché un PDF leggibile è ancora importante

Da quando è entrato in vigore l'obbligo belga di fatturazione elettronica B2B, le aziende si scambiano file strutturati Peppol BIS Billing 3.0 (basati su UBL 2.1) anziché PDF. Un'ottima cosa per i software contabili, ma le persone vogliono comunque una copia che possano leggere, stampare o allegare a un'email — questo strumento genera proprio quella copia.