Faktura UBL/Peppol na PDF

Peppol, UBL i dlaczego nadal potrzebujesz czytelnej kopii

Przez dziesięciolecia faktura była dokumentem, który dało się przeczytać. Odkąd w Belgii wszedł w życie obowiązek e-fakturowania B2B, a w całej Europie wprowadzane są równoważne przepisy, coraz większa część faktur to zamiast tego ustrukturyzowane pliki danych — XML zbudowany według standardu, tak aby oprogramowanie księgowe mogło je odczytać bez przepisywania czegokolwiek przez człowieka. To prawdziwy postęp dla automatyzacji i prawdziwa uciążliwość dla ludzi, bo otwarcie takiego pliku w przeglądarce daje ścianę znaczników zamiast faktury. To narzędzie renderuje ten plik do dokumentu, którego się spodziewałeś: nadawca i odbiorca, pozycje, rozbicie VAT, sumy i dane do płatności, rozmieszczone tak, by dało się je przeczytać, wydrukować albo załączyć do e-maila.

UBL, Peppol BIS, Factur-X: co znaczą te nazwy

UBL 2.1 to leżący u podstaw język XML dla dokumentów biznesowych. Peppol BIS Billing 3.0 to konkretny, zaostrzony zestaw reguł zbudowany na UBL i to właśnie z niego korzysta w praktyce większość europejskiego e-fakturowania — określa, które pola są obowiązkowe i jak muszą być wypełnione, aby dwa systemy, które nigdy się nie spotkały, i tak mogły się porozumieć. Sam Peppol to sieć, którą te dokumenty podróżują. Factur-X, znany w Niemczech jako ZUGFeRD, to zupełnie inny pomysł: zwykły PDF z osadzonym w środku ustrukturyzowanym XML-em, tak aby jeden plik służył zarówno człowiekowi, jak i maszynie. Jeśli masz taki plik, nie musisz niczego renderować — musisz wypakować XML, który już w nim jest, a to osobne narzędzie na tej stronie.

Co to narzędzie odczytuje, a czego nie

Obsługuje dokumenty Invoice w standardzie UBL 2.1, w tym Peppol BIS Billing 3.0. Nie obsługuje jeszcze not korygujących, innych typów dokumentów UBL ani plików Factur-X. Analiza jest celowo skupiona na polach, które składają się na czytelną fakturę: obie strony, pozycje faktury, sumy pośrednie VAT, sumy końcowe oraz IBAN. Jeśli dokument korzysta z egzotycznego rozszerzenia dodanego przez Twój system ERP, to rozszerzenie nie pojawi się w pliku PDF — faktura i tak się wyrenderuje, ale traktuj ten PDF jako czytelną prezentację, a nie wierne odwzorowanie wszystkiego, co znajduje się w pliku.

PDF to kopia. Fakturą jest XML.

To ma większe znaczenie niż cokolwiek innego na tej stronie. Tam, gdzie ustrukturyzowane e-fakturowanie jest obowiązkowe, to plik XML jest fakturą w rozumieniu prawa; wygenerowany z niego PDF jest czytelną dla człowieka kopią i go nie zastępuje. Zachowaj oryginalny XML na potrzeby swojego archiwum i księgowego, a PDF traktuj jako to, czym jest — czymś do przeczytania, sprawdzenia, wydrukowania lub przesłania dalej. Ta sama logika działa w drugą stronę: zamiana faktury PDF na XML po fakcie nie czyni z niej prawidłowej wymiany Peppol, bo ważność wynika ze sposobu, w jaki dokument został wysłany, a nie z jego rozszerzenia. Jeśli klient prosi Cię o e-fakturę, wysłanie mu jej pliku PDF nie spełnia tego wymogu.

Kiedy plik nie chce się przekonwertować

Najczęstsze przyczyny są proste. Plik jest notą korygującą, a nie fakturą; jest plikiem PDF Factur-X, a nie surowym XML-em; jest innym typem dokumentu UBL; albo jest naprawdę uszkodzony, bo coś poszło nie tak wcześniej w łańcuchu. Zanim uznasz, że faktura jest zepsuta, warto przepuścić ją przez kontrolę strukturalną, aby sprawdzić, czy się parsuje i czy obecne są pola obowiązkowe — to osobne narzędzie walidatora na tej stronie, korzystające dokładnie z tego samego parsera co ta strona, więc jeśli walidator jest zadowolony, ta strona również będzie. Miej świadomość, czym taka kontrola jest, a czym nie: potwierdza strukturę i wymagane pola, a nie pełną oficjalną zgodność ze schematronem Peppol.

Co dzieje się z danymi Twojej faktury

To jedno z niewielu narzędzi na tej stronie, które potrzebuje serwera, bo to tam generowany jest PDF. Twój plik jest analizowany w pamięci, aby zbudować dokument, i usuwany w chwili wysłania odpowiedzi — nic nie jest zapisywane na dysku, nic nie jest logowane, nic nie jest przeglądane. Serwer znajduje się w UE. Biorąc pod uwagę, że faktura zawiera nazwiska, adresy, kwoty i dane bankowe, nie jest to szczegół, który traktujemy lekko, i to właśnie dlatego wszystko, co na tej stronie może działać w Twojej przeglądarce, tam właśnie działa.

Dlaczego czytelny PDF nadal ma znaczenie

Odkąd w Belgii wszedł w życie obowiązek e-fakturowania B2B, firmy wymieniają się ustrukturyzowanymi plikami Peppol BIS Billing 3.0 (opartymi na UBL 2.1) zamiast plików PDF. To świetne rozwiązanie dla oprogramowania księgowego, ale ludzie nadal chcą mieć kopię, którą można przeczytać, wydrukować lub załączyć do e-maila — to narzędzie tworzy właśnie taką kopię.