Walidator numeru VAT
Sprawdź, czy europejski numer VAT jest prawdziwy i zarejestrowany, zanim wystawisz fakturę lub zapłacisz dostawcy — zweryfikowane na żywo z oficjalnym serwisem VIES Unii Europejskiej.
Co to sprawdza
Każda firma w UE zarejestrowana do VAT ma numer VAT, a Unia Europejska prowadzi bezpłatny publiczny serwis o nazwie VIES, który pokazuje, czy dany numer jest ważny i aktualnie zarejestrowany. To narzędzie pyta o to VIES w Twoim imieniu i pokazuje odpowiedź — a dla wielu krajów dodatkowo zarejestrowaną nazwę firmy i adres z bazy. Użyj go, by sprawdzić nowego dostawcę lub klienta, zanim wyślesz fakturę z zerowym VAT albo zapłacisz nieznanej firmie. Twoje zapytanie trafia do VIES przez nasz serwer (VIES nie da się wywołać bezpośrednio z przeglądarki); numer VAT to dane biznesowe, nie dane osobowe, i nie przechowujemy ani nie logujemy go.
Co właściwie oznacza „ważny”?
Oznacza to, że numer istnieje i jest obecnie zarejestrowany do transgranicznego VAT UE w tym kraju, zgodnie z oficjalną bazą VIES. „Nieważny” oznacza, że VIES nie ma dla niego aktywnej rejestracji — literówka, wyrejestrowana firma albo numer, który nigdy nie został zarejestrowany do handlu wewnątrzunijnego.
Dlaczego czasem nie widzę nazwy i adresu?
Niektóre państwa członkowskie zwracają zarejestrowaną nazwę i adres; inne, ze względów prywatności, zwracają tylko „ważny/nieważny”. Gdy kraj nie udostępnia tych danych, nadal otrzymujesz odpowiedź ważny/nieważny.
Czy to oficjalna weryfikacja?
Odpowiedź pochodzi wprost z serwisu VIES Komisji Europejskiej, więc jest tak oficjalna, jak to tylko możliwe w przypadku sprawdzenia online. Dla własnej dokumentacji zapisz datę — rejestracja może się z czasem zmienić, więc sprawdzenie jest migawką stanu na dziś.
Widzę informację, że VIES jest niedostępny — co teraz?
VIES zależy od systemu podatkowego każdego kraju, a te sporadycznie przechodzą prace konserwacyjne. To chwilowa niedogodność po ich stronie, nie problem z Twoim numerem — poczekaj kilka minut i spróbuj ponownie.
Czy przechowujecie sprawdzane numery VAT?
Nie. Numer jest przekazywany do VIES, by uzyskać odpowiedź, a potem zapomniany — nic nie jest zapisywane ani logowane po naszej stronie. Firmowy numer VAT to dane biznesowe, nie dane osobowe.
Które kraje są objęte?
Wszystkie 27 państw członkowskich UE, a także Irlandia Północna (XI). Grecja używa kodu EL zamiast GR. Numery VAT lub podatkowe spoza UE (na przykład brytyjskie numery „GB” po brexicie) nie są w VIES.
Dlaczego sprawdzenie numeru VAT jest warte tych dziesięciu sekund
Dla firmy handlującej w obrębie UE numer VAT klienta to nie tylko formalność — decyduje o tym, jak wystawiasz fakturę. Sprzedaż innej firmie z UE, która ma ważny numer VAT, często pozwala wystawić fakturę bez naliczania VAT (dostawa wewnątrzwspólnotowa ze stawką zero), ale to działa tylko wtedy, gdy numer jest naprawdę ważny i zarejestrowany. Zafakturuj to źle, a możesz sam zostać zobowiązany do zapłaty VAT-u. Szybkie sprawdzenie przed wystawieniem faktury, albo przed zapłaceniem dostawcy, którego nie znasz, chroni Cię przed literówkami, przeterminowanymi numerami i sporadycznym otwartym oszustwem.
Czym jest VIES
VIES — VAT Information Exchange System — to bezpłatna, oficjalna usługa Komisji Europejskiej do potwierdzania numerów VAT. Nie ma jednej centralnej bazy danych — przekazuje Twoje zapytanie do administracji podatkowej odpowiedniego kraju i odsyła z powrotem odpowiedź. „Ważny” oznacza więc, że numer jest obecnie zarejestrowany do transgranicznego VAT-u w UE w danym kraju, według rejestrów tego kraju. „Nieważny” oznacza, że nie ma dla niego aktywnej rejestracji — co może być literówką, firmą, która się wyrejestrowała, albo numerem, który nigdy nie został ustawiony do handlu wewnątrzunijnego.
Nazwa i adres firmy oraz zachowywanie zapisu sprawdzenia
Dla wielu krajów VIES zwraca też zarejestrowaną nazwę firmy i adres, co jest szybkim sposobem na potwierdzenie, że numer naprawdę należy do firmy, o której myślisz. Niektóre państwa członkowskie zatrzymują te szczegóły ze względów prywatności i zwracają tylko odpowiedź ważny/nieważny — nadal dostajesz werdykt, tylko bez nazwy. Ponieważ rejestracja może się zmieniać w czasie, dobrą praktyką jest odnotowanie daty sprawdzenia. Weryfikacja to zrzut stanu z danego momentu, a datowany zapis to dokładnie to, czego potrzebujesz, gdyby urząd skarbowy kiedykolwiek zapytał Cię o dowód, że dochowałeś należytej staranności.
Typowe pułapki
Kilka dziwactw potrafi kogoś zaskoczyć. Grecja używa kodu kraju EL, a nie GR. Irlandia Północna ma swój własny kod, XI, dla towarów. Od czasu brexitu zwykłe brytyjskie numery „GB” w ogóle nie znajdują się już w VIES, więc nie da się ich tutaj sprawdzić. Spacje i interpunkcja nie mają znaczenia — narzędzie je usuwa — a jeśli wklejasz numer, który już zaczyna się od swojego kodu kraju, jest to obsłużone automatycznie. Jeśli nie jesteś pewien kraju danego numeru, dwuliterowy prefiks na początku pełnego numeru VAT podpowiada, który wybrać.
Dostępność i prywatność
Ponieważ VIES opiera się na systemie każdego kraju z osobna, usługa danego kraju czasem pada na czas konserwacji. Gdy tak się dzieje, zobaczysz komunikat „tymczasowo niedostępne” — to chwilowa usterka po ich stronie, a nie problem z numerem, i zwykle mija w ciągu kilku minut. Jeśli chodzi o prywatność: numer VAT firmy to dane biznesowe, nie dane osobowe, i nie przechowujemy ani nie logujemy numerów, które sprawdzasz. Zapytanie jest przekazywane do VIES, żeby uzyskać odpowiedź, a potem zapominane, więc możesz zweryfikować dostawcę lub klienta, nie zostawiając za sobą żadnego śladu.
