Btw-nummervalidator
Controleer of een Europees btw-nummer echt en geregistreerd is voordat je een factuur stuurt of een leverancier betaalt — live geverifieerd tegen de officiële VIES-dienst van de EU.
Wat dit controleert
Elk bedrijf in de EU dat voor de btw geregistreerd is, heeft een btw-nummer, en de EU beheert een gratis, publieke dienst genaamd VIES die aangeeft of een bepaald nummer geldig en momenteel geregistreerd is. Deze tool vraagt dat voor jou aan VIES en toont het antwoord — plus, voor veel landen, de geregistreerde bedrijfsnaam en het adres die bekend staan. Gebruik het om een nieuwe leverancier of klant te controleren voordat je een factuur zonder btw verstuurt of een onbekend bedrijf betaalt. Je aanvraag gaat via onze server naar VIES (VIES kan niet rechtstreeks vanuit een browser worden aangeroepen); een btw-nummer is bedrijfsinformatie, geen persoonsgegeven, en we slaan het niet op en loggen het niet.
Wat betekent “geldig” precies?
Het betekent dat het nummer bestaat en momenteel geregistreerd is voor grensoverschrijdende EU-btw in dat land, volgens de officiële VIES-database. “Ongeldig” betekent dat VIES er geen actieve registratie voor heeft — een typefout, een uitgeschreven bedrijf, of een nummer dat nooit geregistreerd is geweest voor intra-EU-handel.
Waarom zie ik soms geen naam en adres?
Sommige lidstaten geven de geregistreerde naam en het adres terug; andere geven om privacyredenen alleen “geldig/ongeldig” terug. Deelt een land die gegevens niet, dan krijg je nog steeds het geldig/ongeldig-antwoord.
Is dit een officiële controle?
Het antwoord komt rechtstreeks van de VIES-dienst van de Europese Commissie, dus officiëler wordt een online controle niet. Bewaar voor je administratie de datum — een registratie kan in de loop van de tijd veranderen, dus een controle is een momentopname van vandaag.
Er staat dat VIES niet beschikbaar is — wat nu?
VIES is afhankelijk van het eigen belastingsysteem van elk land, en die gaan af en toe offline voor onderhoud. Dat is een tijdelijke hapering aan hun kant, geen probleem met jouw nummer — wacht een paar minuten en probeer het opnieuw.
Slaan jullie de btw-nummers op die ik controleer?
Nee. Het nummer wordt naar VIES gestuurd om een antwoord te krijgen en daarna vergeten — er wordt niets bewaard of gelogd aan onze kant. Een bedrijfs-btw-nummer is bedrijfsgegevens, geen persoonsgegevens.
Welke landen worden gedekt?
Alle 27 EU-lidstaten, plus Noord-Ierland (XI). Griekenland gebruikt de code EL in plaats van GR. Niet-EU-btw- of belastingnummers (bijvoorbeeld Britse “GB”-nummers na de brexit) zitten niet in VIES.
Waarom een btw-nummer checken de tien seconden waard is
Voor een onderneming die binnen de EU handelt, is het btw-nummer van een klant geen formaliteit — het bepaalt hoe je factureert. Verkopen aan een andere EU-onderneming met een geldig btw-nummer laat je vaak factureren zonder btw aan te rekenen (een intracommunautaire levering tegen 0%), maar dat geldt alleen als het nummer écht geldig en geregistreerd is. Factureer je verkeerd, dan kun je zelf voor de btw opdraaien. Een snelle check vóór je de factuur opmaakt, of vóór je een onbekende leverancier betaalt, beschermt je tegen typfouten, verouderde nummers en af en toe ronduit fraude.
Wat VIES is
VIES — het VAT Information Exchange System — is de gratis, officiële dienst van de Europese Commissie om btw-nummers te bevestigen. Het houdt geen centrale database bij; het stuurt je aanvraag door naar de eigen belastingdienst van het betreffende land en geeft het antwoord terug. “Geldig” betekent dus dat het nummer momenteel geregistreerd staat voor grensoverschrijdende EU-btw in dat land, volgens de eigen gegevens van dat land. “Ongeldig” betekent dat er geen actieve registratie voor is — dat kan een typfout zijn, een onderneming die zich heeft uitgeschreven, of een nummer dat nooit geregistreerd is geweest voor intracommunautaire handel.
Naam en adres, en een verslag bijhouden
Voor veel landen geeft VIES ook de geregistreerde bedrijfsnaam en het adres terug, wat een snelle manier is om te bevestigen dat het nummer echt bij het bedrijf hoort dat jij denkt. Sommige lidstaten houden die gegevens om privacyredenen achter en geven alleen een geldig/ongeldig-antwoord terug — je krijgt dan nog steeds de uitspraak, alleen zonder naam. Omdat een registratie in de loop van de tijd kan veranderen, is het goede praktijk om de datum van je controle te noteren. Een verificatie is een momentopname, en een gedateerd verslag is precies wat je nodig hebt als een belastingdienst je ooit vraagt aan te tonen dat je je zorgvuldigheidsplicht hebt vervuld.
De veelvoorkomende valkuilen
Een paar eigenaardigheden zorgen voor struikelingen. Griekenland gebruikt de landcode EL, niet GR. Noord-Ierland heeft zijn eigen code, XI, voor goederen. Sinds Brexit staan gewone Britse “GB”-nummers helemaal niet meer in VIES, dus die kunnen hier niet gecontroleerd worden. Spaties en leestekens maken niet uit — de tool haalt ze eruit — en plak je een nummer dat al met zijn landcode begint, dan wordt daar automatisch mee omgegaan. Weet je niet zeker uit welk land een nummer komt, dan vertelt het tweeletterige voorvoegsel aan het begin van een volledig btw-nummer je welke je moet kiezen.
Beschikbaarheid en privacy
Omdat VIES afhankelijk is van het eigen systeem van elk land, ligt de dienst van een individueel land af en toe plat voor onderhoud. Gebeurt dat, dan zie je een melding “tijdelijk niet beschikbaar” — dat is een hikje aan hun kant, geen probleem met het nummer, en het is meestal binnen enkele minuten weer opgelost. Over privacy: een bedrijfs-btw-nummer is bedrijfsgegevens, geen persoonsgegevens, en wij bewaren of loggen de nummers die je controleert niet. De aanvraag wordt aan VIES doorgegeven om een antwoord te krijgen en daarna vergeten, zodat je een leverancier of klant kunt verifiëren zonder een spoor achter te laten.
