Word naar PDF

Het bestand dat je bewerkt, is niet het bestand dat je moet versturen

Een Word-document is een levend ding: het herschikt zich naar welke lettertypen, printerinstellingen en vensterbreedte de volgende machine toevallig heeft. Stuur een .docx en je zorgvuldig geplaatste pagina-einden verschuiven, een ontbrekend lettertype wordt vervangen, en — de klassieker — bijgehouden wijzigingen en opmerkingen die je vergeten was, komen in volle glorie tevoorschijn. Een PDF is het tegenovergestelde: de opmaak ligt vast op het moment van conversie en elke lezer ziet dezelfde pagina's. Daarom reizen cv's, offertes, scripties en officiële brieven als PDF. De loterij is echt, zelfs tussen eerlijke programma's onderling — een oudere Word, LibreOffice en een web-kantoorpakket renderen hetzelfde .docx-bestand elk net iets anders, en geen van drie heeft het mis; het formaat laat simpelweg ruimte. Een PDF neemt die ruimte weg. Er is nog een tweede, stillere reden: een .docx nodigt uit tot bewerken, en een offerte die de ontvanger nog kan aanpassen voordat hij hem afdrukt, is geen document dat je in omloop wilt hebben.

Hoe trouw de conversie werkelijk is

De conversie draait op LibreOffice, dat uitstekende Word-compatibiliteit biedt voor de documenten die de meeste mensen daadwerkelijk schrijven — brieven, rapporten, cv's en contracten met kopjes, tabellen en afbeeldingen komen er vrijwel identiek uit. De eerlijke randgevallen: documenten opgebouwd uit veel zwevende tekstvakken, decoratieve lettertypen die niet op de server geïnstalleerd staan (dan wordt een vervanger gebruikt, wat regeleinden kan verschuiven), en WordArt-achtige effecten kunnen net iets anders uitpakken. Macro's worden volledig genegeerd, en dat is bij een conversie een pluspunt, geen gemis. De praktische gewoonte is simpel: open de PDF één keer voordat je hem verstuurt. Is er in het zeldzame geval toch iets verschoven, dan lost het vereenvoudigen van de opmaak of het overschakelen naar een breed beschikbaar lettertype dat op aan de bron. De converter is overigens niet kieskeurig over de invoer: .doc, .docx, .odt en .rtf gaan allemaal door dezelfde deur naar binnen.

Het PDF/A-vinkje, voor archieven en instanties

PDF/A is PDF met alle achterdeurtjes verwijderd: elk lettertype ingesloten, geen externe verwijzingen, niets dat het bestand over twintig jaar anders zou kunnen laten renderen. Rechtbanken, belastingdiensten, universiteiten en aanbestedingsplatforms vragen er juist om vanwege die zelfstandigheid — en deze tool produceert PDF/A-2 zodra je het vinkje aanzet. De prijs is een iets groter bestand, en het punt is duurzaamheid, niet uiterlijk: de pagina's zijn dezelfde als je toch al zou krijgen. De regel blijft dus verfrissend simpel — vink het aan wanneer de ontvangende partij expliciet om PDF/A vraagt of wanneer je iets voor de lange termijn archiveert, en laat het uit voor alledaags versturen. Eén combinatie om te kennen: PDF/A en wachtwoordbeveiliging gaan niet samen, omdat de archiefstandaard versleuteling verbiedt — bewaar dus de open PDF/A-kopie voor het archief, en beveilig alleen de gewone kopieën die je rondstuurt.

Limieten, de wachtrij, en het resultaat beveiligen

Bestanden tot 20 MB worden geaccepteerd, en conversies draaien één voor één op de server — met opzet, want een converter die stabiel blijft is beter dan een die racet en omvalt. Op een druk moment wacht je bestand een paar seconden in de rij. De gratis laag dekt vijf conversies per tool per dag; daarboven betalen credits per conversie, of opent een dagpas de hele categorie voor vierentwintig uur — en je document wordt verwijderd zodra de conversie klaar is, op elke laag, of hij nu slaagt of mislukt. Nog een handig vervolg: draagt de PDF persoonsgegevens — een contract, een hr-brief, alles met een adres en een handtekening erop — dan kan de tool PDF vergrendelen het resultaat inpakken met een pincode voordat je hem mailt, zodat het bestand nutteloos is zonder de code die je apart deelt.

Wat gebeurt er met mijn document?

Word-bestanden kunnen niet in de browser worden omgezet, dus gebruikt deze tool kort onze in de EU gehoste server: je document wordt naar een tijdelijke map geschreven, door LibreOffice omgezet naar PDF, en de map wordt verwijderd zodra de conversie klaar is — of ze nu slaagt of mislukt. Er wordt niets bewaard, gelogd of ingezien.