PDF/A uitgelegd: wat archieven, rechtbanken en overheden verwachten
PDF/A is de versie van PDF die ontworpen is om over dertig jaar nog precies hetzelfde te openen. Wat het vereist, welke variant je kiest en wanneer je het echt nodig hebt.
Waarom een gewone PDF geen archief is
Een gewone PDF kan afhangen van dingen buiten zichzelf: lettertypen die geïnstalleerd zijn op de computer waarop hij gemaakt is, de kleurinstellingen van een scherm, koppelingen naar andere bestanden, zelfs scripts. Open hem jaren later op een andere computer en tekst kan verschuiven, tekens kunnen lege rechthoeken worden en kleuren kunnen veranderen. Voor een contract, een vergunning, een kwaliteitsdossier of een gerechtelijk dossier is dat niet aanvaardbaar.
PDF/A — de "A" staat voor archief — is de internationale norm ISO 19005 die deze gaten dicht. Een PDF/A-bestand moet alles bevatten wat het nodig heeft om identiek te worden weergegeven, zolang iemand het bewaart, en niets wat dat kan veranderen.
Wat PDF/A vereist
- Alle lettertypen ingesloten — elk teken wordt getekend uit gegevens in het bestand zelf, nooit uit lettertypen op de computer van de lezer.
- Gedefinieerde kleuren — een ingesloten kleurprofiel, zodat kleuren niet afhangen van het scherm of de printer.
- Metadata in XMP — de titel, de auteur en de PDF/A-versie zelf, opgeslagen op een standaard, machineleesbare manier.
- Geen versleuteling en geen wachtwoord — een archief dat niet geopend kan worden, is geen archief.
- Geen scripts, geen audio of video, geen externe inhoud — niets wat wordt uitgevoerd, afspeelt of naar iets buiten het bestand verwijst.
- Transparantie en lagen — verboden in PDF/A-1, toegestaan maar strikt gedefinieerd vanaf PDF/A-2.
Het meeste hiervan zie je niet: een correcte PDF/A ziet eruit als elke andere PDF. Het verschil blijkt jaren later, of op het moment dat een validator het bestand controleert.
PDF/A-1, -2, -3 en -4, en de letters a, b en u
Het cijfer is de generatie; de letter is het conformiteitsniveau.
- PDF/A-1 (2005) is gebaseerd op PDF 1.4. Het is de strengste en de breedst geaccepteerde variant, maar laat geen transparantie toe.
- PDF/A-2 (2011) is gebaseerd op PDF 1.7 en laat transparantie, lagen en JPEG 2000-afbeeldingen toe. Voor de meeste nieuwe documenten is het de verstandige standaardkeuze.
- PDF/A-3 (2012) laat daarbovenop toe dat elk soort bestand wordt ingesloten — precies zo draagt een Factur-X- of ZUGFeRD-factuur zijn XML mee.
- PDF/A-4 (2020) is gebaseerd op PDF 2.0 en vereenvoudigt de niveaus.
- b ("basic") garandeert de visuele weergave. a ("accessible") vereist daarnaast een getagde structuur die schermlezers kunnen volgen. u ("unicode") garandeert dat de tekst doorzoekbaar en kopieerbaar is.
Vraagt iemand om "PDF/A" zonder er iets bij te zeggen, dan wordt PDF/A-1b of PDF/A-2b vrijwel altijd geaccepteerd. Noemt iemand wel een niveau, gebruik dan precies dat niveau.
Wie erom vraagt
PDF/A wordt vereist of aanbevolen door veel nationale archieven, door rechtbanken en overheidsinstanties die documenten elektronisch aannemen, bij openbare aanbestedingen, en door organisaties met lange bewaarplichten: technische dossiers, kwaliteitsdossiers, personeelsdossiers, contracten. Het is ook de veilige keuze voor alles wat je volgens fiscale of boekhoudregels zeven of tien jaar moet bewaren.
De precieze eis verschilt per land en per instantie. Als het ertoe doet, ga dan na wat de ontvangende instantie voorschrijft — de versie, het niveau, en of ze ook een bepaalde bestandsnaam of -grootte wil.
Hoe je controleert of een bestand echt PDF/A is
Een PDF kan in zijn metadata beweren PDF/A te zijn zonder aan de norm te voldoen; het label is maar een regel tekst. De betrouwbare test is een validator die het bestand regel voor regel toetst aan ISO 19005. veraPDF, de opensourcevalidator ontwikkeld door de PDF Association en de Open Preservation Foundation, is de gangbare referentie, en veel archieven gebruiken hem of iets wat erop gebouwd is.
Wordt een bestand afgewezen, dan noemt het rapport van de validator meestal de oorzaak: een lettertype dat niet ingesloten was, een ontbrekend kleurprofiel, transparantie in een PDF/A-1-bestand. De oplossing is vrijwel altijd de PDF/A opnieuw maken vanuit het brondocument, niet de PDF achteraf repareren.
Hoe een echte PDF/A gemaakt wordt — en waarom dat rekenkracht kost
Een echte PDF/A maak je niet door een bestand te hernoemen, of met een afdrukinstelling die alleen het label verandert. De lettertypen moeten echt worden ingesloten, het kleurprofiel toegevoegd, de metadata geschreven en het resultaat gecontroleerd. Daarom draait onze PDF/A-omzetter op onze server: hij zet een Word- of Excel-document om via een volledige office-engine en schrijft een echt ISO 19005-bestand.
Die rekenkracht is de reden dat PDF/A de enige PDF-functie op Convertburda is waarvoor een kleine vergoeding geldt; al het andere in de PDF-rubriek is gratis. Voor alledaagse documenten heb je helemaal geen PDF/A nodig — om Word naar PDF om te zetten, om een PDF samen te voegen, te splitsen of te comprimeren, of om de tekst terug in Word te krijgen, zijn de gratis tools de juiste keuze.
Praktische tips
- Maak de PDF/A aan het einde van je proces. Hem achteraf bewerken, comprimeren of samenvoegen met een gewone tool kan de conformiteit ongemerkt breken.
- Kies PDF/A-2b, tenzij iemand om iets anders vraagt.
- Bewaar ook het brondocument — het Word- of Excel-bestand. PDF/A dient om te bewaren, niet om verder te bewerken.
- Beveilig de archiefkopie nooit met een wachtwoord. Heb je een beveiligde versie nodig om te versturen, maak die dan vanuit de archiefkopie met de tool PDF vergrendelen en bewaar het onbeveiligde origineel.