Le PDF/A expliqué : ce qu'attendent les archives, les tribunaux et les administrations
Le PDF/A est la version du PDF conçue pour s'ouvrir exactement de la même façon dans trente ans. Ce qu'il exige, quelle variante choisir et quand vous en avez réellement besoin.
Pourquoi un PDF ordinaire n'est pas une archive
Un PDF ordinaire peut dépendre d'éléments extérieurs à lui-même : des polices installées sur l'ordinateur qui l'a créé, les réglages de couleur d'un écran, des liens vers d'autres fichiers, voire des scripts. Ouvrez-le des années plus tard sur une autre machine et le texte peut se décaler, des caractères peuvent se transformer en cases vides et les couleurs peuvent changer. Pour un contrat, un permis, un enregistrement qualité ou un dossier judiciaire, ce n'est pas acceptable.
Le PDF/A — le « A » signifie archive — est la norme internationale ISO 19005 qui comble ces lacunes. Un fichier PDF/A doit contenir tout ce dont il a besoin pour s'afficher à l'identique, aussi longtemps qu'on le conserve, et rien qui puisse changer cela.
Ce qu'exige le PDF/A
- Toutes les polices intégrées — chaque caractère est dessiné à partir de données contenues dans le fichier, jamais à partir des polices de l'ordinateur du lecteur.
- Des couleurs définies — un profil colorimétrique intégré, pour que les couleurs ne dépendent ni de l'écran ni de l'imprimante.
- Des métadonnées en XMP — le titre, l'auteur et la version PDF/A elle-même, stockés de façon normalisée et lisible par machine.
- Ni chiffrement ni mot de passe — une archive qui ne peut pas s'ouvrir n'est pas une archive.
- Ni scripts, ni audio ou vidéo, ni contenu externe — rien qui s'exécute, se lit ou fasse appel à l'extérieur du fichier.
- Transparence et calques — interdits en PDF/A-1, autorisés mais strictement définis à partir du PDF/A-2.
Vous ne verrez presque rien de tout cela : un PDF/A correct ressemble à n'importe quel autre PDF. La différence apparaît des années plus tard, ou à l'instant où un validateur contrôle le fichier.
PDF/A-1, -2, -3 et -4, et les lettres a, b et u
Le chiffre est la génération ; la lettre est le niveau de conformité.
- PDF/A-1 (2005) repose sur le PDF 1.4. C'est le plus strict et le plus largement accepté, mais il n'autorise aucune transparence.
- PDF/A-2 (2011) repose sur le PDF 1.7 et autorise la transparence, les calques et les images JPEG 2000. Pour la plupart des nouveaux documents, c'est le choix par défaut raisonnable.
- PDF/A-3 (2012) permet en plus d'intégrer n'importe quel fichier — c'est exactement ainsi qu'une facture électronique Factur-X ou ZUGFeRD transporte son XML.
- PDF/A-4 (2020) repose sur le PDF 2.0 et simplifie les niveaux.
- b (« basic ») garantit l'apparence visuelle. a (« accessible ») exige en plus une structure balisée que les lecteurs d'écran peuvent suivre. u (« unicode ») garantit que le texte peut être recherché et copié.
Quand quelqu'un demande « du PDF/A » sans plus de précision, le PDF/A-1b ou le PDF/A-2b est presque toujours accepté. Quand un niveau est nommé, utilisez exactement celui-là.
Qui le demande
Le PDF/A est exigé ou recommandé par de nombreuses archives nationales, par les tribunaux et les organismes publics qui acceptent des documents par voie électronique, dans les marchés publics, et par les organisations soumises à de longues obligations de conservation : dossiers techniques, enregistrements qualité, dossiers du personnel, contrats. C'est aussi le choix sûr pour tout ce que vous devez conserver sept ou dix ans en vertu des règles fiscales ou comptables.
L'exigence exacte varie selon le pays et l'autorité. Quand c'est important, vérifiez ce que précise l'organisme destinataire — la version, le niveau, et s'il attend aussi un nom ou une taille de fichier particuliers.
Comment vérifier qu'un fichier est vraiment un PDF/A
Un PDF peut se déclarer PDF/A dans ses métadonnées sans respecter la norme ; l'étiquette n'est qu'une ligne de texte. Le test fiable est un validateur qui contrôle le fichier règle par règle par rapport à l'ISO 19005. veraPDF, le validateur open source développé par la PDF Association et l'Open Preservation Foundation, est la référence commune, et de nombreuses archives l'utilisent, lui ou un outil bâti dessus.
Si un fichier est rejeté, le rapport du validateur en nomme généralement la cause : une police non intégrée, un profil colorimétrique manquant, de la transparence dans un fichier PDF/A-1. La solution consiste presque toujours à recréer le PDF/A à partir du document source, et non à rafistoler le PDF après coup.
Comment se fabrique un vrai PDF/A — et pourquoi cela coûte du calcul
Un vrai PDF/A ne se fabrique pas en renommant un fichier, ni par un réglage d'impression qui ne change que l'étiquette. Les polices doivent réellement être intégrées, le profil colorimétrique ajouté, les métadonnées écrites et le résultat contrôlé. C'est pourquoi notre convertisseur PDF/A tourne sur notre serveur : il convertit un document Word ou Excel au moyen d'un moteur bureautique complet et écrit un véritable fichier ISO 19005.
Ce calcul est la raison pour laquelle le PDF/A est la seule fonction PDF de Convertburda qui fasse l'objet d'une petite participation ; tout le reste de la section PDF est gratuit. Pour les documents de tous les jours, vous n'avez pas du tout besoin de PDF/A — pour convertir Word en PDF, pour fusionner, diviser ou compresser un PDF, ou pour récupérer son texte dans Word, les outils gratuits sont le bon choix.
Conseils pratiques
- Créez le PDF/A à la fin de votre processus. Le modifier, le compresser ou le fusionner ensuite avec un outil ordinaire peut rompre sa conformité sans prévenir.
- Choisissez le PDF/A-2b, sauf si l'on vous demande autre chose.
- Conservez aussi le document source — le fichier Word ou Excel. Le PDF/A sert à la conservation, pas à la poursuite des modifications.
- Ne protégez jamais la copie d'archive par un mot de passe. S'il vous faut une version protégée à envoyer, créez-la à partir de la copie d'archive avec l'outil Verrouillage PDF et conservez l'original non protégé.