PDF/A explicado: qué esperan los archivos, los tribunales y las administraciones
PDF/A es la versión de PDF creada para abrirse exactamente igual dentro de treinta años. Qué exige, qué variante elegir y cuándo lo necesitas de verdad.
Por qué un PDF normal no sirve para archivar
Un PDF normal puede depender de cosas externas a él: las fuentes instaladas en el ordenador que lo creó, la configuración de color de una pantalla, enlaces a otros archivos, incluso scripts. Ábrelo años después en otra máquina y el texto puede desplazarse, los caracteres pueden convertirse en recuadros vacíos y los colores pueden cambiar. Para un contrato, una licencia, un registro de calidad o un expediente judicial, eso no es aceptable.
PDF/A — la «A» viene de archivo — es la norma internacional ISO 19005 que elimina esas dependencias. Un archivo PDF/A debe contener todo lo que necesita para mostrarse de forma idéntica, durante todo el tiempo que alguien lo conserve, y nada que pueda alterarlo.
Qué exige PDF/A
- Todas las fuentes incrustadas — cada carácter se dibuja a partir de datos que están dentro del archivo, nunca de las fuentes del ordenador del lector.
- Colores definidos — un perfil de color incrustado, para que los colores no dependan de la pantalla ni de la impresora.
- Metadatos en XMP — el título, el autor y la propia versión de PDF/A, guardados de forma estándar y legible por máquinas.
- Sin cifrado y sin contraseña — un documento que no se puede abrir no sirve como archivo.
- Sin scripts, sin audio ni vídeo, sin contenido externo — nada que se ejecute, se reproduzca o apunte fuera del archivo.
- Transparencia y capas — prohibidas en PDF/A-1, permitidas pero estrictamente definidas a partir de PDF/A-2.
La mayor parte de esto no se ve: un PDF/A correcto parece un PDF cualquiera. La diferencia se nota años después, o en el momento en que un validador comprueba el archivo.
PDF/A-1, -2, -3 y -4, y las letras a, b y u
El número es la generación; la letra es el nivel de conformidad.
- PDF/A-1 (2005) se basa en PDF 1.4. Es el más estricto y el más ampliamente aceptado, pero no permite transparencia.
- PDF/A-2 (2011) se basa en PDF 1.7 y permite transparencia, capas e imágenes JPEG 2000. Para la mayoría de los documentos nuevos es la opción por defecto más sensata.
- PDF/A-3 (2012) permite además incrustar cualquier archivo — que es exactamente la forma en que una factura electrónica Factur-X o ZUGFeRD lleva su XML.
- PDF/A-4 (2020) se basa en PDF 2.0 y simplifica los niveles.
- b («basic») garantiza el aspecto visual. a («accessible») exige además una estructura etiquetada que los lectores de pantalla puedan seguir. u («unicode») garantiza que el texto se pueda buscar y copiar.
Cuando alguien pide «PDF/A» sin decir más, PDF/A-1b o PDF/A-2b se acepta casi siempre. Si te indican un nivel concreto, usa exactamente ese.
Quién lo pide
PDF/A lo exigen o lo recomiendan muchos archivos nacionales, los tribunales y organismos públicos que aceptan documentos por vía electrónica, las licitaciones públicas y las organizaciones con obligaciones de conservación prolongadas: documentación técnica, registros de calidad, expedientes de personal, contratos. También es la opción segura para todo lo que debas conservar siete o diez años por normativa fiscal o contable.
El requisito exacto varía según el país y el organismo. Cuando importe, comprueba qué especifica el organismo receptor — la versión, el nivel, y si además quiere un nombre o un tamaño de archivo concretos.
Cómo comprobar si un archivo es realmente PDF/A
Un PDF puede declararse PDF/A en sus metadatos sin cumplir la norma; la etiqueta no es más que una línea de texto. La prueba fiable es un validador que compruebe el archivo contra la ISO 19005 regla por regla. veraPDF, el validador de código abierto desarrollado por la PDF Association y la Open Preservation Foundation, es la referencia habitual, y muchos archivos lo utilizan, directamente o a través de herramientas construidas sobre él.
Si un archivo es rechazado, el informe del validador suele indicar la causa: una fuente que no se incrustó, un perfil de color ausente, transparencia en un archivo PDF/A-1. La solución es casi siempre volver a crear el PDF/A a partir del documento original, no parchear el PDF después.
Cómo se hace un PDF/A de verdad — y por qué requiere potencia de cálculo
Un PDF/A de verdad no se hace renombrando un archivo ni con un ajuste de impresión que solo cambia la etiqueta. Las fuentes tienen que incrustarse realmente, hay que añadir el perfil de color, escribir los metadatos y comprobar el resultado. Por eso nuestro Conversor a PDF/A se ejecuta en nuestro servidor: convierte un documento de Word o Excel a través de un motor ofimático completo y escribe un archivo ISO 19005 auténtico.
Esa potencia de cálculo es la razón por la que PDF/A es la única función de PDF en Convertburda que tiene un pequeño coste; todo lo demás de la sección de PDF es gratis. Para los documentos de cada día no necesitas PDF/A en absoluto — para pasar de Word a PDF, para unir, dividir o comprimir un PDF, o para recuperar su texto en Word, las herramientas gratuitas son la opción adecuada.
Consejos prácticos
- Genera el PDF/A al final de tu proceso. Editarlo, comprimirlo o unirlo después con una herramienta normal puede romper su conformidad sin que lo notes.
- Elige PDF/A-2b salvo que alguien te pida otra cosa.
- Conserva también el documento original — el archivo de Word o Excel. PDF/A es para conservar, no para seguir editando.
- Nunca protejas con contraseña la copia de archivo. Si necesitas una versión protegida para enviarla, créala a partir de la copia de archivo con la herramienta Bloqueo de PDF y conserva el original sin contraseña.