Factura UBL/Peppol a PDF

Peppol, UBL y por qué sigues necesitando una copia legible

Durante décadas una factura era un documento que podías leer. Desde el mandato belga de facturación electrónica B2B, y las normas equivalentes que se van implantando por toda Europa, una parte cada vez mayor de las facturas son en realidad archivos de datos estructurados — XML construido según una norma para que el software de contabilidad pueda leerlo sin que nadie tenga que teclear nada. Eso es una mejora real para la automatización y una molestia real para las personas, porque abrir uno en el navegador te da un muro de etiquetas en lugar de una factura. Esta herramienta convierte ese archivo en el documento que esperabas: emisor y receptor, las líneas, el desglose de IVA, los totales y los datos de pago, maquetados para leerse, imprimirse o adjuntarse a un correo.

UBL, Peppol BIS, Factur-X: qué significa cada nombre

UBL 2.1 es el lenguaje XML subyacente para documentos empresariales. Peppol BIS Billing 3.0 es un conjunto de reglas concreto y más estricto construido sobre UBL, y es lo que usa realmente la mayor parte de la facturación electrónica europea — dice qué campos son obligatorios y cómo hay que rellenarlos, para que dos sistemas que nunca se han visto puedan entenderse igualmente. Peppol es la red por la que viajan esos documentos. Factur-X, conocido como ZUGFeRD en Alemania, es una idea completamente distinta: un PDF normal con el XML estructurado incrustado dentro, de modo que un solo archivo sirve tanto para la persona como para la máquina. Si tienes uno de esos, no necesitas generar nada — necesitas extraer el XML que ya está ahí dentro, y para eso hay otra herramienta en este sitio.

Qué lee esta herramienta y qué no

Admite documentos Invoice de UBL 2.1, incluido Peppol BIS Billing 3.0. Todavía no admite notas de crédito, otros tipos de documento UBL ni archivos Factur-X. El análisis se centra deliberadamente en los campos que hacen legible una factura: las dos partes, las líneas de factura, los subtotales de IVA, los totales y el IBAN. Si un documento usa alguna extensión exótica que haya añadido tu ERP, esa extensión no aparecerá en el PDF — la factura se generará igualmente, pero trata el PDF como una representación legible y no como una reproducción byte a byte de todo lo que hay en el archivo.

El PDF es una copia. El XML es la factura.

Esto importa más que ninguna otra cosa de esta página. Allí donde la facturación electrónica estructurada es obligatoria, el archivo XML es la factura legal; un PDF generado a partir de él es una copia legible por personas y no lo sustituye. Guarda el XML original para tu archivo y para tu contable, y trata el PDF como lo que es: algo para leer, comprobar, imprimir o reenviar. La misma lógica funciona en sentido contrario: convertir después una factura en PDF a XML no la convierte en un intercambio Peppol válido, porque la validez viene de cómo se envió el documento, no de su extensión de archivo. Si un cliente te pide una factura electrónica, mandarle un PDF de una no cumple el requisito.

Cuando un archivo no se convierte

Las causas más habituales son sencillas. El archivo es una nota de crédito y no una factura; es un PDF Factur-X y no XML en bruto; es otro tipo de documento UBL; o está realmente mal formado porque algo falló antes. Antes de dar por hecho que la factura está rota, vale la pena pasarla por una comprobación estructural para ver si se analiza correctamente y si están presentes los campos obligatorios — para eso hay un validador aparte en este sitio, que usa exactamente el mismo analizador que esta página, así que si el validador queda contento, esta página también lo estará. Ten claro qué es y qué no es esa comprobación: confirma la estructura y los campos obligatorios, no la conformidad oficial completa con el Schematron de Peppol.

Qué pasa con los datos de tu factura

Esta es una de las pocas herramientas de este sitio que necesita un servidor, porque el PDF se genera allí. Tu archivo se analiza en memoria para construir el documento y se descarta en cuanto se envía la respuesta: no se escribe nada en disco, no se registra nada, no se inspecciona nada. El servidor está en la UE. Dado que una factura lleva nombres, direcciones, importes y datos bancarios, ese no es un detalle que nos tomemos a la ligera, y es la razón por la que todo lo que puede ejecutarse en tu navegador en este sitio se ejecuta en tu navegador.

Por qué un PDF legible sigue siendo importante

Desde que entró en vigor el mandato belga de facturación electrónica B2B, las empresas intercambian archivos estructurados Peppol BIS Billing 3.0 (basados en UBL 2.1) en lugar de PDF. Eso es estupendo para el software de contabilidad, pero la gente sigue queriendo una copia que pueda leer, imprimir o adjuntar a un correo — esta herramienta genera esa copia.