UBL/Peppol-factuur naar PDF

Peppol, UBL, en waarom je nog steeds een leesbare kopie nodig hebt

Decennialang was een factuur een document dat je kon lezen. Sinds de Belgische B2B-e-facturatieverplichting, en gelijkaardige regels die overal in Europa worden uitgerold, is een groeiend deel van de facturen in plaats daarvan een gestructureerd databestand — XML gebouwd volgens een standaard, zodat boekhoudsoftware het kan lezen zonder dat iemand iets hoeft over te typen. Dat is een echte vooruitgang voor automatisering en een echte last voor mensen, want open je zoiets in een browser, dan krijg je een muur van tags te zien in plaats van een factuur. Deze tool rendert dat bestand tot het document dat je verwachtte: afzender en ontvanger, de factuurregels, de btw-uitsplitsing, de totalen en de betaalgegevens, opgemaakt om te lezen, te printen of aan een e-mail toe te voegen.

UBL, Peppol BIS, Factur-X: wat de namen betekenen

UBL 2.1 is de onderliggende XML-taal voor zakelijke documenten. Peppol BIS Billing 3.0 is een specifieke, aangescherpte set regels bovenop UBL, en dat is wat de Europese e-facturatie in de praktijk gebruikt — die legt vast welke velden verplicht zijn en hoe ze ingevuld moeten worden, zodat twee systemen die elkaar nooit hebben ontmoet het toch eens kunnen worden. Peppol zelf is het netwerk waarover die documenten reizen. Factur-X, in Duitsland bekend als ZUGFeRD, is een heel ander idee: een gewone PDF met de gestructureerde XML erin ingesloten, zodat één bestand zowel de mens als de machine bedient. Heb je zo een bestand, dan hoef je niets te renderen — dan moet je de XML eruit halen die er al in zit, en dat is een aparte tool op deze site.

Wat deze tool leest en wat niet

Hij verwerkt UBL 2.1-Invoice-documenten, inclusief Peppol BIS Billing 3.0. Creditnota's, andere UBL-documenttypes en Factur-X-bestanden worden nog niet verwerkt. Het parsen is bewust gericht op de velden die een leesbare factuur opleveren: beide partijen, de factuurregels, de btw-subtotalen, de totalen en het IBAN. Gebruikt een document een exotische uitbreiding die je ERP heeft toegevoegd, dan verschijnt die uitbreiding niet in de PDF — de factuur wordt nog steeds gerenderd, maar behandel de PDF als een leesbare weergave en niet als een byte-voor-byte reproductie van alles wat in het bestand staat.

De PDF is een kopie. De XML is de factuur.

Dit is belangrijker dan al het andere op deze pagina. Waar gestructureerde e-facturatie verplicht is, is het XML-bestand de wettelijke factuur; een PDF die eruit gegenereerd wordt is een voor mensen leesbare kopie en vervangt hem niet. Bewaar de originele XML voor je archief en je boekhouder, en behandel de PDF als wat hij is — iets om te lezen, te controleren, te printen of door te sturen. Dezelfde logica geldt in de omgekeerde richting: een PDF-factuur achteraf omzetten naar XML maakt er geen geldige Peppol-uitwisseling van, want de geldigheid komt voort uit de manier waarop het document verstuurd is, niet uit de bestandsextensie. Vraagt een klant je om een e-factuur, dan voldoe je niet aan die vraag door hem een PDF ervan te sturen.

Als een bestand niet omgezet raakt

De meest voorkomende oorzaken zijn eenvoudig. Het bestand is een creditnota in plaats van een factuur; het is een Factur-X-PDF in plaats van kale XML; het is een ander UBL-documenttype; of het is werkelijk misvormd omdat er eerder in de keten iets fout is gegaan. Voordat je aanneemt dat de factuur stuk is, loont het om er een structurele controle op los te laten om te zien of hij parseert en of de verplichte velden aanwezig zijn — dat is hier een aparte validator, en die gebruikt exact dezelfde parser als deze pagina, dus als de validator tevreden is, is deze pagina dat ook. Wees je wel bewust van wat zo een controle wel en niet is: ze bevestigt de structuur en de verplichte velden, niet de volledige officiële Peppol Schematron-conformiteit.

Wat er met je factuurgegevens gebeurt

Dit is een van de weinige tools op deze site die een server nodig heeft, omdat de PDF daar wordt opgebouwd. Je bestand wordt in het geheugen geparst om het document op te bouwen en weggegooid zodra het antwoord verstuurd is — er wordt niets naar schijf geschreven, niets gelogd, niets ingezien. De server staat in de EU. Aangezien een factuur namen, adressen, bedragen en bankgegevens bevat, is dat geen detail waar we luchtig over doen, en het is precies de reden waarom alles wat op deze site in je browser kán draaien, ook echt in je browser draait.

Waarom een leesbare PDF nog steeds belangrijk is

Sinds de Belgische B2B-e-facturatieverplichting van kracht is, wisselen bedrijven gestructureerde Peppol BIS Billing 3.0-bestanden (gebouwd op UBL 2.1) uit in plaats van PDF's. Dat is uitstekend voor boekhoudsoftware, maar mensen willen nog steeds een kopie die ze kunnen lezen, printen of aan een e-mail toevoegen — deze tool genereert die kopie.