PDF vergrendelen

Wat een pincode op een PDF écht beschermt, eerlijk gezegd

Een PDF vergrendelen met een wachtwoord doet precies één ding: het voorkomt dat het bestand achteloos geopend wordt. Stuur de verkeerde bijlage naar de verkeerde persoon, laat een kopie in een gedeelde map staan, verlies een USB-stick — met een openwachtwoord op het bestand ziet de ontvanger een wachtwoordvraag in plaats van je document. De versleuteling hierachter is AES-128, toegepast als het eigen openwachtwoord van de PDF-standaard, dat elke serieuze PDF-lezer begrijpt. Wat het niet is: een onkraakbare kluis — een viercijferige pincode is met genoeg geduld door software te raden, dus laat de pincode passen bij het belang. Voor alledaagse privacy volstaat een korte code; voor iets écht gevoeligs gebruik je de knop Genereren met letters aangevinkt en een langere lengte — elk extra teken vermenigvuldigt het giswerk enorm.

De pincode bij de andere persoon krijgen

De klassieke fout is het vergrendelde bestand en de pincode in dezelfde e-mail versturen — wie de mail heeft, heeft dan allebei. Stuur het bestand langs de ene weg en de pincode langs de andere: het bestand per e-mail, de pincode per sms of telefoontje. En noteer de pincode voordat je deze pagina sluit, want hij wordt maar één keer getoond en nergens bewaard — niet door je browser, niet door ons. Er is bewust geen hersteloptie: een slot dat wij voor je zouden kunnen opheffen, is een slot dat iedereen ons zou kunnen vragen op te heffen.

Ook dingen vergrendelen die nog geen PDF zijn

Je kunt deze tool ook een afbeelding of een Office-document voeren: een foto of scan wordt meteen in je browser in een PDF-pagina verpakt, en Word- of Excel-bestanden worden eerst op de server omgezet en daarna vergrendeld. Dat maakt het een snelle manier om een gescand contract of een kopie van een identiteitsbewijs te beschermen voordat je het ergens naartoe stuurt. Bundel je meerdere documenten, combineer ze dan eerst met de tool PDF's samenvoegen en vergrendel het resultaat in één keer — één bestand, één pincode, één ding om in de gaten te houden.

Hoe dit werkt, en een eerlijke beperking

Word/Excel-documenten worden eerst omgezet naar PDF (dezelfde engine achter Word naar PDF); afbeeldingen worden vóór de upload al in je browser een PDF van één pagina. De pincode wordt daarna toegepast als een echt PDF-openwachtwoord (AES-128-versleuteling) — elke gangbare PDF-lezer zal ernaar vragen.

Eerlijke beperking: een klein aantal ongebruikelijke, complexe PDF's (zware formulieren, output van bepaalde scanners) kan door de engine achter deze tool niet met wachtwoord worden opgeslagen — mocht dat gebeuren, krijg je een duidelijke melding in plaats van een kapot bestand.