UBL/Peppol e-Faturadan PDF'ye

Peppol, UBL ve okunabilir bir kopyaya neden hâlâ ihtiyacınız var?

Onlarca yıl boyunca fatura, okuyabildiğiniz bir belgeydi. Belçika'nın B2B e-Fatura zorunluluğundan ve Avrupa genelinde yürürlüğe giren benzer kurallardan bu yana, faturaların giderek büyüyen bir bölümü ise yapılandırılmış veri dosyaları — muhasebe yazılımlarının kimse hiçbir şeyi yeniden yazmadan okuyabilmesi için bir standarda göre kurulmuş XML. Bu, otomasyon açısından gerçek bir ilerleme, insanlar açısından ise gerçek bir sıkıntı; çünkü böyle bir dosyayı tarayıcıda açtığınızda karşınıza fatura değil bir etiket duvarı çıkar. Bu araç, o dosyayı beklediğiniz belgeye dönüştürür: gönderen ve alıcı, kalemler, KDV dökümü, toplamlar ve ödeme bilgileri — okunmak, yazdırılmak ya da bir e-postaya eklenmek üzere düzenlenmiş hâlde.

UBL, Peppol BIS, Factur-X: bu isimler ne anlama geliyor?

UBL 2.1, ticari belgelerin altında yatan XML dilidir. Peppol BIS Billing 3.0, UBL'nin üzerine kurulmuş, sıkılaştırılmış ve belirli bir kurallar kümesidir ve Avrupa'daki e-Fatura uygulamalarının çoğunun fiilen kullandığı şey budur — hangi alanların zorunlu olduğunu ve nasıl doldurulacağını söyler, böylece birbiriyle hiç karşılaşmamış iki sistem yine de anlaşabilir. Peppol'ün kendisi ise bu belgelerin üzerinden geçtiği ağdır. Almanya'da ZUGFeRD olarak bilinen Factur-X ise büsbütün başka bir fikirdir: yapılandırılmış XML'in içine gömülü olduğu normal bir PDF, yani tek dosya hem insana hem makineye hizmet eder. Elinizde bunlardan biri varsa hiçbir şey oluşturmanıza gerek yok — içinde zaten bulunan XML'i çıkarmanız gerekir; o da bu sitede ayrı bir araçtır.

Bu araç neyi okur, neyi okumaz?

Peppol BIS Billing 3.0 dahil olmak üzere UBL 2.1 Invoice belgelerini işler. Alacak dekontlarını, diğer UBL belge türlerini ve Factur-X dosyalarını henüz işlemez. Ayrıştırma bilinçli olarak, okunabilir bir faturayı oluşturan alanlara odaklanır: her iki taraf, fatura kalemleri, KDV ara toplamları, toplamlar ve IBAN. Bir belge, ERP'nizin eklediği sıra dışı bir uzantı kullanıyorsa o uzantı PDF'de görünmez — fatura yine de oluşturulur, ama PDF'yi dosyadaki her şeyin bayt bayt kopyası olarak değil, okunabilir bir sunumu olarak görün.

PDF bir kopyadır. Asıl fatura XML'dir.

Bu, sayfadaki diğer her şeyden daha önemli. Yapılandırılmış e-Faturanın zorunlu olduğu yerlerde yasal fatura XML dosyasının kendisidir; ondan üretilen bir PDF, insanın okuyabileceği bir kopyadır ve onun yerine geçmez. Orijinal XML'i arşiviniz ve muhasebeciniz için saklayın, PDF'ye ise olduğu gibi davranın — okunacak, kontrol edilecek, yazdırılacak ya da iletilecek bir şey. Aynı mantık ters yönde de geçerlidir: bir PDF faturayı sonradan XML'e çevirmek onu geçerli bir Peppol alışverişi hâline getirmez, çünkü geçerlilik dosya uzantısından değil, belgenin nasıl gönderildiğinden gelir. Bir müşteri sizden e-Fatura istiyorsa, ona bir faturanın PDF'sini göndermek bu yükümlülüğü karşılamaz.

Bir dosya dönüşmediğinde

En yaygın nedenler basittir. Dosya fatura değil alacak dekontudur; ham XML değil bir Factur-X PDF'sidir; farklı bir UBL belge türüdür; ya da yukarı akışta bir şeyler ters gittiği için gerçekten bozuktur. Faturanın bozuk olduğunu varsaymadan önce, ayrıştırılıp ayrıştırılmadığını ve zorunlu alanların yerinde olup olmadığını görmek için onu yapısal bir denetimden geçirmeye değer — bu, burada ayrı bir doğrulayıcı araçtır ve bu sayfayla tam olarak aynı ayrıştırıcıyı kullanır; yani doğrulayıcı memnunsa bu sayfa da memnun olacaktır. Böyle bir denetimin ne olduğunun ve ne olmadığının farkında olun: yapıyı ve zorunlu alanları doğrular, resmî Peppol Schematron uygunluğunun tamamını değil.

Fatura verilerinize ne oluyor?

Bu, sitede sunucuya ihtiyaç duyan birkaç araçtan biridir, çünkü PDF orada oluşturulur. Dosyanız, belgeyi kurmak için bellekte ayrıştırılır ve yanıt gönderilir gönderilmez atılır — diske hiçbir şey yazılmaz, hiçbir şey günlüğe kaydedilmez, hiçbir şey incelenmez. Sunucu AB'de bulunur. Bir faturanın isim, adres, tutar ve banka bilgisi taşıdığı düşünülürse, bu bizim hafife aldığımız bir ayrıntı değil; sitede tarayıcınızda çalışabilecek her şeyin tarayıcınızda çalışmasının nedeni de budur.

Okunabilir bir PDF neden hâlâ önemli

Belçika'nın B2B e-Fatura zorunluluğu yürürlüğe girdiğinden beri işletmeler, PDF yerine UBL 2.1 tabanlı yapılandırılmış Peppol BIS Billing 3.0 dosyaları alışverişi yapıyor. Bu, muhasebe yazılımları için harika, ama insanlar hâlâ okuyabilecekleri, yazdırabilecekleri veya bir e-postaya ekleyebilecekleri bir kopya istiyor — bu araç işte o kopyayı oluşturur.