Excel'den PDF'ye

Siz sayfa vermeden bir tablonun sayfası yoktur

Bir Word dosyası en azından kâğıda benzer; bir tablo bunu taklit bile etmez. Sayfaları ancak yazdırma anında kazanan sonsuz bir ızgaradır — ve PDF'ye dönüştürmek yazdırmanın ta kendisidir, sadece bir dosyaya. Sayfa-PDF sonuçlarının insanları belge dönüştürmelerinden daha çok şaşırtmasının nedeni budur: PDF, ekranda gördüğünüzün bir resmi değildir, yazdırma motorunun sayfanızdan yaptığı şeydir. Fiyat listeleri, tarife kartları, mesai çizelgeleri ve aylık raporların hepsi aynı hareketten fayda görür — alıcı, yanlışlıkla düzenleyebileceği, hatalı sıralayabileceği ya da yeniden hesaplayabileceği bir ızgara yerine düzenli, salt okunur sayfalar alır. Dönüştürücü içine gireni geniş tutar — .xls, .xlsx, .ods ve hatta çıplak .csv dosyaları — ve dışarı çıkanı her zaman dar tutar: yazdırma motorunun düzenleyeceği şekilde, tam olarak sayfalar.

Yazdırma alanları her şeyi belirler

PDF, dosyanın içinde saklı yazdırma ayarlarını izler: yazdırma alanı, sayfa yönü, ölçekleme. Yazdırma alanı olmayan bir sayfa içeriği olan her şeyi yazdırır — BZ sütununda unutulmuş taslak hesaplamalar ve tablonun altına park ettiğiniz notlar dahil. Dönüştürmeden önce tablo programınızda geçirdiğiniz otuz saniye kendini fazlasıyla öder: görünmesi gereken bloğu seçin, onu yazdırma alanı olarak ayarlayın, dikey ya da yatay seçin ve kaydedin. Kaydettiğiniz o niyet, dönüştürücünün tam olarak itaat ettiği şeydir, bu yüzden dağınık bir PDF ile temiz bir PDF arasındaki fark neredeyse her zaman burada değil, tablo programında yapılır. Aynı dikkat tüm sayfalar için de geçerlidir: bir çalışma kitabında taslak sekmeleri ve yarım kalmış denemeler varsa, onların da işe dahil olacağını varsayın ve dosya bir yere gitmeden önce onları düzenleyin.

Geniş tablolar ve yerine dondurulmuş rakamlar

Tablolar kâğıttan geniştir. On sekiz sütunluk bir tablo, müdahale etmezseniz sayfa sınırlarının dışına taşacaktır: sayfayı yatay çevirin, genişliğe sığdır ölçeklemesini kullanın ya da taşmayı bilinçli olarak kabul edip başlık sütunlarını tekrarlayın. Bilinçli karar verin — varsayılan, nadiren okunabilir seçenektir. İkinci, tabloya özgü gerçek: formüller, tıpkı bir çıktıda olduğu gibi hesaplanmış değerlerine dondurulur. Bir kayıt için tam da bu istenen şeydir — hiç kimse bir hücreyi dürtüp toplamı sonradan değiştiremez — ama bu aynı zamanda PDF'in tek bir anın anlık görüntüsü olduğu anlamına gelir. Rakamlar değiştiğinde, tablo canlı orijinal olarak kalır ve PDF ondan yeniden oluşturulmalıdır. Küçük bir alışkanlık anlık görüntüleri güvenilir kılar: tarihi tablonun başlığına ya da başlık hücresine koyun, böylece her PDF, rakamlarının ne zaman doğru olduğunu kendi üzerinde belirtir.

CSV'nin PDF'yi geçtiği zaman

Bir PDF okumak içindir; bir veri kaynağı olarak bilinçli olarak berbattır. Alıcının rakamlarla çalışması gerekiyorsa — onları muhasebe yazılımına aktarmak, sıralamak, grafiğe dökmek — tablonun kendisini ya da bir CSV dışa aktarımını gönderin ve PDF'i yalnızca bakması gereken insanlar için saklayın. Yararlı bir test: karşı taraf rakamlarınızı PDF'den yeniden yazmak zorunda kalacaksa, yanlış formatı gönderdiniz demektir — ve yeniden yazmak, yer değiştirmiş rakamların doğduğu yerdir, bu yüzden yanlış format sadece rahatsız edici değil, gerçek bir hata kaynağıdır. Okunacak kopya için, Word dönüştürücüsüyle aynı pratik çerçeve geçerlidir — dosya başına 20 MB, aynı anda bir dönüştürme, kredilerden önce günde beş ücretsiz çalıştırma — ve bitmiş bir rapor genellikle PDF Birleştirme ile iyi eşleşir; bir kapak mektubunu ve rakamları tek bir belgeye koyar.

Tabloma ne oluyor?

Tablolar tarayıcı içinde dönüştürülemez, bu yüzden bu araç kısa süreliğine AB'de barındırılan sunucumuzu kullanır: dosyanız geçici bir klasöre yazılır, LibreOffice tarafından PDF'ye dönüştürülür ve dönüştürme tamamlanır tamamlanmaz — başarılı olsun ya da olmasın — klasör silinir. Hiçbir şey saklanmaz, kaydedilmez veya incelenmez.