Excel para PDF

Uma planilha não tem páginas até que você as dê a ela

Um arquivo do Word ao menos se parece com papel; uma planilha nem finge isso. É uma grade infinita que só ganha páginas no momento da impressão — e converter para PDF é imprimir, só que para um arquivo. É por isso que os resultados de planilha para PDF surpreendem mais as pessoas do que as conversões de documento: o PDF não é uma foto do que você via na tela, é o que o mecanismo de impressão faz da sua planilha. Listas de preços, tabelas de tarifas, folhas de ponto e relatórios mensais se beneficiam todos da mesma solução — o destinatário recebe páginas organizadas e somente leitura, em vez de uma grade que ele pode editar, ordenar errado ou recalcular por acidente. O conversor é generoso quanto ao que entra — .xls, .xlsx, .ods e até arquivos .csv simples —, e sempre restrito quanto ao que sai: páginas, exatamente como o mecanismo de impressão as organizaria.

As áreas de impressão decidem tudo

O PDF segue as configurações de impressão salvas dentro do arquivo: área de impressão, orientação da página, escala. Uma planilha sem área de impressão imprime tudo o que tiver conteúdo — incluindo aqueles cálculos de rascunho esquecidos na coluna BZ e as anotações que você deixou abaixo da tabela. Trinta segundos no seu programa de planilhas antes de converter se pagam sozinhos: selecione o bloco que deve aparecer, defina-o como área de impressão, escolha retrato ou paisagem e salve. Essa intenção salva é exatamente o que o conversor obedece, então a diferença entre um PDF bagunçado e um limpo quase sempre é feita na planilha, não aqui. A mesma cautela vale para planilhas inteiras: se uma pasta de trabalho carrega abas de rascunho e experimentos pela metade, presuma que elas também vão entrar, e organize-as antes de o arquivo ir para qualquer lugar.

Tabelas largas — e números congelados no lugar

Planilhas são mais largas do que o papel. Uma tabela de dezoito colunas vai transbordar pelos limites da página, a menos que você intervenha: coloque a página em paisagem, use o ajuste de escala à largura, ou aceite o transbordo de propósito e repita as colunas de cabeçalho. Decida com intenção — o padrão raramente é a opção mais legível. O segundo fato específico de planilhas: as fórmulas ficam congeladas nos seus valores calculados, exatamente como em uma impressão. Para um registro, é exatamente esse o objetivo — ninguém consegue mexer em uma célula e mudar o total depois —, mas também significa que o PDF é uma fotografia de um único momento. Quando os números mudam, a planilha continua sendo o original vivo, e o PDF precisa ser refeito a partir dela. Um pequeno hábito torna as fotografias confiáveis: coloque a data no cabeçalho ou na célula de título da planilha, para que cada PDF declare, à vista, quando os seus números eram válidos.

Quando o CSV vence o PDF

Um PDF é para leitura; ele é deliberadamente péssimo como fonte de dados. Se o destinatário precisa trabalhar com os números — importá-los para um software de contabilidade, ordená-los, transformá-los em gráfico —, envie a própria planilha ou uma exportação em CSV, e reserve o PDF para as pessoas que só precisam olhar. Um teste útil: se o outro lado acabaria redigitando os seus números a partir do PDF, você enviou o formato errado — e é redigitando que dígitos trocados de lugar nascem, então o formato errado não é apenas inconveniente, é uma fonte genuína de erros. Para a cópia de leitura, valem os mesmos limites práticos do conversor do Word — 20 MB por arquivo, uma conversão de cada vez, cinco execuções gratuitas por dia antes de precisar de créditos — e um relatório finalizado costuma combinar bem com o Juntar arquivos PDF, reunindo uma carta de apresentação e os números em um único documento.

O que acontece com a minha planilha?

Planilhas não podem ser convertidas dentro do navegador, então esta ferramenta usa brevemente o nosso servidor hospedado na UE: o seu arquivo é gravado em uma pasta temporária, convertido em PDF pelo LibreOffice, e a pasta é excluída assim que a conversão termina — com sucesso ou não. Nada é armazenado, registrado ou inspecionado.