Excel in PDF

Un foglio di calcolo non ha pagine finché non gliele dai tu

Un file Word almeno assomiglia alla carta; un foglio di calcolo non fa nemmeno finta. È una griglia infinita che acquisisce pagine solo al momento della stampa — e convertire in PDF è stampare, solo su un file. È per questo che i risultati da foglio a PDF sorprendono più delle conversioni di documenti: il PDF non è un'immagine di ciò che vedevi sullo schermo, è ciò che il motore di stampa ricava dal tuo foglio. Listini prezzi, tariffari, fogli ore e report mensili beneficiano tutti della stessa mossa — il destinatario ottiene pagine ordinate e di sola lettura invece di una griglia che può modificare, riordinare o ricalcolare per errore. Il convertitore è tollerante su cosa entra — .xls, .xlsx, .ods e persino semplici file .csv — ed è sempre preciso su cosa esce: pagine, esattamente come le disporrebbe il motore di stampa.

Le aree di stampa decidono tutto

Il PDF segue le impostazioni di stampa memorizzate all'interno del file: area di stampa, orientamento della pagina, scala. Un foglio senza area di stampa stampa tutto ciò che contiene qualcosa — inclusi i calcoli di prova dimenticati nella colonna BZ e le note che avevi parcheggiato sotto la tabella. Trenta secondi nel tuo programma di fogli di calcolo prima di convertire si ripagano da soli: seleziona il blocco che deve comparire, impostalo come area di stampa, scegli verticale o orizzontale, e salva. Quell'intenzione salvata è esattamente ciò che il convertitore rispetta, quindi la differenza tra un PDF disordinato e uno pulito si fa quasi sempre nel foglio di calcolo, non qui. La stessa cautela vale per interi fogli: se una cartella di lavoro contiene schede di prova ed esperimenti a metà, presumi che finiscano anche loro nel risultato, e mettili in ordine prima che il file vada da qualche parte.

Tabelle larghe, e numeri congelati sul posto

I fogli di calcolo sono più larghi della carta. Una tabella di diciotto colonne si riverserà oltre i confini della pagina a meno che tu non intervenga: metti la pagina in orizzontale, usa il ridimensionamento adatta-alla-larghezza, oppure accetta deliberatamente lo sconfinamento e ripeti le colonne di intestazione. Decidi consapevolmente — l'opzione predefinita raramente è quella leggibile. Il secondo fatto specifico dei fogli di calcolo: le formule vengono congelate ai loro valori calcolati, esattamente come su una stampa. Per un archivio, è proprio questo il punto — nessuno può spostare una cella e cambiare il totale in seguito — ma significa anche che il PDF è l'istantanea di un unico momento. Quando i numeri cambiano, il foglio resta l'originale vivo e il PDF va rifatto a partire da esso. Una piccola abitudine rende affidabili le istantanee: metti la data nell'intestazione del foglio o nella cella del titolo, così ogni PDF dichiara sulla propria faccia quando i suoi numeri erano veri.

Quando il CSV batte il PDF

Un PDF serve per leggere; è deliberatamente pessimo come fonte di dati. Se il destinatario deve lavorare con i numeri — importarli in un software di contabilità, ordinarli, farne un grafico — invia il foglio di calcolo stesso o un'esportazione CSV, e riserva il PDF a chi ha solo bisogno di guardare. Un test utile: se la controparte finirebbe per ridigitare i tuoi numeri a partire dal PDF, hai inviato il formato sbagliato — ed è ridigitando che nascono le cifre trasposte, quindi il formato sbagliato non è solo scomodo ma una vera fonte di errori. Per la copia da leggere valgono gli stessi limiti pratici del convertitore Word — 20 MB per file, una conversione alla volta, cinque esecuzioni gratuite al giorno prima dei crediti — e un report finito si abbina spesso bene a Unire PDF, mettendo una lettera di accompagnamento e i numeri in un unico documento.

Cosa succede al mio foglio di calcolo?

I fogli di calcolo non possono essere convertiti all'interno del browser, quindi questo strumento utilizza brevemente il nostro server ospitato nell'UE: il tuo file viene scritto in una cartella temporanea, convertito in PDF da LibreOffice, e la cartella viene eliminata non appena la conversione termina — sia in caso di successo che di errore. Nulla viene conservato, registrato o ispezionato.