Il PDF/A spiegato: cosa si aspettano archivi, tribunali e pubbliche amministrazioni
Il PDF/A è la versione del PDF progettata per aprirsi esattamente allo stesso modo tra trent'anni. Cosa richiede, quale variante scegliere e quando ti serve davvero.
Perché un PDF normale non è un archivio
Un PDF normale può dipendere da cose esterne a sé: i font installati sul computer che l'ha creato, le impostazioni colore di uno schermo, collegamenti ad altri file, persino script. Aprilo anni dopo su un'altra macchina e il testo può spostarsi, i caratteri possono trasformarsi in quadratini vuoti e i colori possono cambiare. Per un contratto, un'autorizzazione, una registrazione della qualità o un fascicolo giudiziario, non è accettabile.
Il PDF/A — la «A» sta per archivio — è la norma internazionale ISO 19005 che colma queste lacune. Un file PDF/A deve contenere tutto ciò che gli serve per essere visualizzato in modo identico, per tutto il tempo in cui qualcuno lo conserverà, e nulla che possa cambiarlo.
Cosa richiede il PDF/A
- Tutti i font incorporati — ogni carattere è disegnato a partire dai dati contenuti nel file, mai dai font del computer di chi legge.
- Colori definiti — un profilo colore incorporato, così i colori non dipendono dallo schermo o dalla stampante.
- Metadati in XMP — il titolo, l'autore e la versione PDF/A stessa, memorizzati in modo standard e leggibile dalle macchine.
- Nessuna crittografia e nessuna password — un archivio che non si può aprire non è un archivio.
- Niente script, niente audio o video, nessun contenuto esterno — nulla che venga eseguito, riprodotto o che punti fuori dal file.
- Trasparenza e livelli — vietati nel PDF/A-1, ammessi ma rigorosamente definiti dal PDF/A-2 in poi.
Della maggior parte di tutto questo non ti accorgerai: un PDF/A corretto sembra un PDF qualsiasi. La differenza si vede anni dopo, o nel momento in cui un validatore controlla il file.
PDF/A-1, -2, -3 e -4, e le lettere a, b e u
Il numero è la generazione; la lettera è il livello di conformità.
- PDF/A-1 (2005) si basa su PDF 1.4. È il più rigoroso e il più largamente accettato, ma non ammette la trasparenza.
- PDF/A-2 (2011) si basa su PDF 1.7 e ammette trasparenza, livelli e immagini JPEG 2000. Per la maggior parte dei nuovi documenti è la scelta standard più sensata.
- PDF/A-3 (2012) permette inoltre di incorporare qualsiasi file — ed è esattamente così che una fattura elettronica Factur-X o ZUGFeRD trasporta il suo XML.
- PDF/A-4 (2020) si basa su PDF 2.0 e semplifica i livelli.
- b («basic») garantisce l'aspetto visivo. a («accessible») richiede in più una struttura taggata che gli screen reader possano seguire. u («unicode») garantisce che il testo possa essere cercato e copiato.
Quando qualcuno chiede un «PDF/A» senza aggiungere altro, PDF/A-1b o PDF/A-2b sono quasi sempre accettati. Quando indica un livello preciso, usa esattamente quello.
Chi lo richiede
Il PDF/A è richiesto o raccomandato da molti archivi nazionali, dai tribunali e dagli enti pubblici che accettano documenti per via elettronica, nelle gare d'appalto pubbliche e dalle organizzazioni con lunghi obblighi di conservazione: fascicoli tecnici, registrazioni della qualità, fascicoli del personale, contratti. È anche la scelta sicura per tutto ciò che devi conservare per sette o dieci anni in base alle norme fiscali o contabili.
Il requisito esatto cambia da Paese a Paese e da ente a ente. Quando conta, verifica cosa prescrive l'ente destinatario — la versione, il livello e se richiede anche un nome o una dimensione di file particolari.
Come verificare se un file è davvero PDF/A
Un PDF può dichiararsi PDF/A nei suoi metadati senza rispettare la norma; l'etichetta è solo una riga di testo. Il test affidabile è un validatore che controlla il file rispetto alla ISO 19005 regola per regola. veraPDF, il validatore open source sviluppato dalla PDF Association e dalla Open Preservation Foundation, è il riferimento comune, e molti archivi lo usano, direttamente o tramite strumenti costruiti su di esso.
Se un file viene respinto, il rapporto del validatore di solito indica la causa: un font non incorporato, un profilo colore mancante, trasparenza in un file PDF/A-1. La soluzione è quasi sempre creare di nuovo il PDF/A dal documento di origine, non correggere il PDF a posteriori.
Come nasce un vero PDF/A — e perché costa potenza di calcolo
Un vero PDF/A non si ottiene rinominando un file, né con un'impostazione di stampa che cambia solo l'etichetta. I font devono essere davvero incorporati, il profilo colore aggiunto, i metadati scritti e il risultato controllato. Per questo il nostro Convertitore PDF/A gira sul nostro server: converte un documento Word o Excel attraverso un motore office completo e scrive un vero file ISO 19005.
Quella potenza di calcolo è il motivo per cui il PDF/A è l'unica funzione PDF di Convertburda a prevedere un piccolo costo; tutto il resto della sezione PDF è gratuito. Per i documenti di tutti i giorni il PDF/A non ti serve affatto — per trasformare Word in PDF, per unire, dividere o comprimere un PDF, o per riportarne il testo in Word, gli strumenti gratuiti sono la scelta giusta.
Consigli pratici
- Crea il PDF/A alla fine del tuo processo. Modificarlo, comprimerlo o unirlo in seguito con uno strumento normale può comprometterne la conformità senza che tu te ne accorga.
- Scegli PDF/A-2b, a meno che qualcuno non chieda altro.
- Conserva anche il documento di origine — il file Word o Excel. Il PDF/A serve alla conservazione, non a ulteriori modifiche.
- Non proteggere mai con password la copia d'archivio. Se ti serve una versione protetta da inviare, creala dalla copia d'archivio con lo strumento Blocco PDF e conserva l'originale non protetto.