PDF/A nedir: arşivler, mahkemeler ve kurumlar ne bekler
PDF/A, otuz yıl sonra da tıpatıp aynı açılmak üzere tasarlanmış PDF sürümüdür. Neleri gerektirir, hangi türünü seçmeli ve gerçekte ne zaman ihtiyacınız olur.
Sıradan bir PDF neden arşiv değildir
Sıradan bir PDF, kendi dışındaki şeylere bağımlı olabilir: onu oluşturan bilgisayarda kurulu yazı tipleri, bir ekranın renk ayarları, başka dosyalara bağlantılar, hatta betikler. Yıllar sonra başka bir bilgisayarda açtığınızda metin kayabilir, karakterler boş kutulara dönüşebilir ve renkler değişebilir. Bir sözleşme, bir ruhsat, bir kalite kaydı ya da bir dava dosyası için bu kabul edilemez.
PDF/A — "A" harfi arşiv anlamına gelir — bu açıkları kapatan uluslararası ISO 19005 standardıdır. Bir PDF/A dosyası, kim ne kadar süre saklarsa saklasın, her zaman aynı şekilde görüntülenmesi için gereken her şeyi içermeli ve bunu değiştirebilecek hiçbir şey içermemelidir.
PDF/A neleri gerektirir
- Tüm yazı tipleri gömülü — her karakter, okuyucunun bilgisayarındaki yazı tiplerinden değil, dosyanın içindeki veriden çizilir.
- Tanımlı renkler — gömülü bir renk profili, böylece renkler ekrana ya da yazıcıya bağlı olmaz.
- XMP meta verisi — başlık, yazar ve PDF/A sürümünün kendisi, standart ve makine tarafından okunabilir bir biçimde saklanır.
- Şifreleme ve parola yok — açılamayan bir arşiv, arşiv değildir.
- Betik, ses, video ya da dış içerik yok — çalışan, oynatılan ya da dosyanın dışına erişen hiçbir şey.
- Saydamlık ve katmanlar — PDF/A-1'de yasak, PDF/A-2'den itibaren izinli ama sıkı biçimde tanımlı.
Bunların çoğunu görmezsiniz: doğru bir PDF/A, herhangi bir PDF gibi görünür. Fark yıllar sonra ya da bir doğrulayıcının dosyayı kontrol ettiği anda ortaya çıkar.
PDF/A-1, -2, -3 ve -4 ile a, b ve u harfleri
Sayı, nesli gösterir; harf ise uygunluk düzeyini.
- PDF/A-1 (2005) PDF 1.4'e dayanır. En katı ve en yaygın kabul gören sürümdür, ancak saydamlığa izin vermez.
- PDF/A-2 (2011) PDF 1.7'ye dayanır; saydamlığa, katmanlara ve JPEG 2000 görsellerine izin verir. Çoğu yeni belge için makul varsayılan budur.
- PDF/A-3 (2012) ayrıca herhangi bir dosyanın gömülmesine izin verir — bir Factur-X ya da ZUGFeRD e-faturası XML'ini tam olarak böyle taşır.
- PDF/A-4 (2020) PDF 2.0'a dayanır ve düzeyleri sadeleştirir.
- b ("basic", temel) görünümü güvence altına alır. a ("accessible", erişilebilir) ayrıca ekran okuyucuların izleyebileceği etiketli bir yapı gerektirir. u ("unicode") metnin aranabilir ve kopyalanabilir olmasını güvence altına alır.
Biri başka ayrıntı vermeden yalnızca "PDF/A" istediğinde, PDF/A-1b ya da PDF/A-2b hemen her zaman kabul edilir. Belirli bir düzey belirtildiğinde tam olarak onu kullanın.
Kimler ister
PDF/A; birçok ulusal arşiv, belgeleri elektronik olarak kabul eden mahkemeler ve kamu kurumları, kamu ihaleleri ve uzun saklama yükümlülüğü olan kuruluşlar tarafından zorunlu tutulur ya da önerilir: mühendislik dosyaları, kalite kayıtları, personel dosyaları, sözleşmeler. Vergi ya da muhasebe kuralları gereği yedi ya da on yıl saklamanız gereken her şey için de güvenli seçimdir.
Kesin gereklilik ülkeden ülkeye ve kurumdan kuruma değişir. Önemli olduğunda, alıcı kurumun neyi belirttiğine bakın — sürüm, düzey ve ayrıca belirli bir dosya adı ya da boyut isteyip istemediği.
Bir dosyanın gerçekten PDF/A olup olmadığı nasıl kontrol edilir
Bir PDF, standardı karşılamadan meta verisinde PDF/A olduğunu iddia edebilir; etiket yalnızca bir metin satırıdır. Güvenilir test, dosyayı ISO 19005'e göre kural kural kontrol eden bir doğrulayıcıdır. PDF Association ve Open Preservation Foundation tarafından geliştirilen açık kaynaklı doğrulayıcı veraPDF yaygın kabul gören referanstır ve birçok arşiv onu ya da onun üzerine kurulu bir aracı kullanır.
Bir dosya reddedilirse doğrulayıcının raporu genellikle nedeni belirtir: gömülmemiş bir yazı tipi, eksik bir renk profili, bir PDF/A-1 dosyasında saydamlık. Çözüm hemen her zaman PDF'yi sonradan yamamak değil, PDF/A'yı kaynak belgeden yeniden oluşturmaktır.
Gerçek bir PDF/A nasıl yapılır — ve neden işlem gücü gerektirir
Gerçek bir PDF/A, bir dosyayı yeniden adlandırarak ya da yalnızca etiketi değiştiren bir yazdırma ayarıyla yapılamaz. Yazı tipleri gerçekten gömülmeli, renk profili eklenmeli, meta veri yazılmalı ve sonuç kontrol edilmelidir. PDF/A dönüştürücü aracımızın sunucumuzda çalışmasının nedeni budur: bir Word ya da Excel belgesini eksiksiz bir ofis motorundan geçirir ve gerçek bir ISO 19005 dosyası yazar.
Bu işlem gücü, PDF/A'nın Convertburda'da küçük bir ücrete tabi olan tek PDF özelliği olmasının nedenidir; PDF bölümündeki diğer her şey ücretsizdir. Günlük belgeler için PDF/A'ya hiç ihtiyacınız yoktur — Word'ü PDF'ye çevirmek, bir PDF'yi birleştirmek, bölmek ya da sıkıştırmak veya metnini Word'e geri almak için ücretsiz araçlar doğru seçimdir.
Pratik ipuçları
- PDF/A'yı sürecinizin sonunda oluşturun. Sonradan sıradan bir araçla düzenlemek, sıkıştırmak ya da birleştirmek uygunluğunu sessizce bozabilir.
- Biri başka bir şey istemedikçe PDF/A-2b seçin.
- Kaynak belgeyi — Word ya da Excel dosyasını — da saklayın. PDF/A koruma amaçlıdır, sonradan düzenlemek için değil.
- Arşiv kopyasını asla parolayla korumayın. Göndermek için korumalı bir sürüm gerekiyorsa, onu arşiv kopyasından PDF Kilitleme aracıyla oluşturun ve açık orijinali saklayın.