PDF/A erklärt: was Archive, Gerichte und Behörden erwarten

PDF/A ist die Version von PDF, die dafür gemacht ist, sich auch in dreißig Jahren noch genau so zu öffnen wie heute. Was sie verlangt, welche Variante Sie wählen und wann Sie sie tatsächlich brauchen.

Von Quality Castings bv, ein CNC- und Softwareunternehmen · aktualisiert am 10. Oktober 2026

Warum ein gewöhnliches PDF kein Archiv ist

Ein gewöhnliches PDF kann von Dingen außerhalb der Datei abhängen: von Schriften, die auf dem Computer installiert waren, der es erzeugt hat, von den Farbeinstellungen eines Bildschirms, von Verknüpfungen zu anderen Dateien, sogar von Skripten. Öffnen Sie es Jahre später auf einem anderen Rechner, kann sich Text verschieben, Zeichen können zu leeren Kästchen werden und Farben sich verändern. Für einen Vertrag, eine Genehmigung, einen Qualitätsnachweis oder eine Gerichtsakte ist das nicht hinnehmbar.

PDF/A — das „A“ steht für Archiv — ist die internationale Norm ISO 19005, die diese Lücken schließt. Eine PDF/A-Datei muss alles enthalten, was sie braucht, um identisch dargestellt zu werden, solange sie jemand aufbewahrt — und nichts, was das ändern könnte.

Was PDF/A verlangt

• Alle Schriften eingebettet — jedes Zeichen wird aus Daten in der Datei gezeichnet, nie aus Schriften auf dem Computer des Lesers.
• Definierte Farben — ein eingebettetes Farbprofil, damit die Farben nicht von Bildschirm oder Drucker abhängen.
• Metadaten in XMP — Titel, Autor und die PDF/A-Version selbst, standardisiert und maschinenlesbar abgelegt.
• Keine Verschlüsselung und kein Passwort — ein Archiv, das sich nicht öffnen lässt, ist kein Archiv.
• Keine Skripte, kein Audio oder Video, keine externen Inhalte — nichts, was ausgeführt oder abgespielt wird oder auf etwas außerhalb der Datei zugreift.
• Transparenz und Ebenen — in PDF/A-1 verboten, ab PDF/A-2 erlaubt, aber streng definiert.

Das meiste davon sehen Sie nicht: Ein korrektes PDF/A sieht aus wie jedes andere PDF. Der Unterschied zeigt sich Jahre später — oder in dem Moment, in dem ein Validator die Datei prüft.

PDF/A-1, -2, -3 und -4 und die Buchstaben a, b und u

Die Zahl ist die Generation, der Buchstabe die Konformitätsstufe.

• PDF/A-1 (2005) basiert auf PDF 1.4. Es ist die strengste und am breitesten akzeptierte Variante, erlaubt aber keine Transparenz.
• PDF/A-2 (2011) basiert auf PDF 1.7 und erlaubt Transparenz, Ebenen und JPEG-2000-Bilder. Für die meisten neuen Dokumente ist es die sinnvolle Standardwahl.
• PDF/A-3 (2012) erlaubt zusätzlich das Einbetten beliebiger Dateien — genau so trägt eine Factur-X- oder ZUGFeRD-E-Rechnung ihr XML.
• PDF/A-4 (2020) basiert auf PDF 2.0 und vereinfacht die Stufen.
• b („basic“) garantiert das visuelle Erscheinungsbild. a („accessible“) verlangt zusätzlich eine getaggte Struktur, der Screenreader folgen können. u („unicode“) garantiert, dass der Text durchsucht und kopiert werden kann.

Wenn jemand „PDF/A“ verlangt, ohne mehr zu sagen, wird PDF/A-1b oder PDF/A-2b fast immer akzeptiert. Wird eine Stufe genannt, verwenden Sie genau diese.

Wer es verlangt

PDF/A wird von vielen Nationalarchiven verlangt oder empfohlen, von Gerichten und Behörden, die Dokumente elektronisch annehmen, bei öffentlichen Ausschreibungen und von Organisationen mit langen Aufbewahrungspflichten: technische Unterlagen, Qualitätsnachweise, Personalakten, Verträge. Es ist auch die sichere Wahl für alles, was Sie nach Steuer- oder Buchführungsvorschriften sieben oder zehn Jahre aufbewahren müssen.

Die genaue Anforderung unterscheidet sich je nach Land und Behörde. Wenn es darauf ankommt, prüfen Sie, was die empfangende Stelle vorgibt — die Version, die Stufe und ob sie auch einen bestimmten Dateinamen oder eine bestimmte Dateigröße verlangt.

So prüfen Sie, ob eine Datei wirklich PDF/A ist

Ein PDF kann in seinen Metadaten behaupten, PDF/A zu sein, ohne die Norm zu erfüllen; das Etikett ist nur eine Textzeile. Der verlässliche Test ist ein Validator, der die Datei Regel für Regel gegen ISO 19005 prüft. veraPDF, der von der PDF Association und der Open Preservation Foundation entwickelte Open-Source-Validator, ist die gängige Referenz, und viele Archive setzen ihn oder etwas darauf Aufbauendes ein.

Wird eine Datei abgelehnt, nennt der Bericht des Validators meist die Ursache: eine nicht eingebettete Schrift, ein fehlendes Farbprofil, Transparenz in einer PDF/A-1-Datei. Die Lösung ist fast immer, das PDF/A aus dem Quelldokument neu zu erzeugen, nicht das PDF nachträglich zu flicken.

Wie ein echtes PDF/A entsteht — und warum es Rechenleistung kostet

Ein echtes PDF/A entsteht nicht durch das Umbenennen einer Datei oder durch eine Druckeinstellung, die nur das Etikett ändert. Die Schriften müssen tatsächlich eingebettet, das Farbprofil hinzugefügt, die Metadaten geschrieben und das Ergebnis geprüft werden. Deshalb läuft unser PDF/A-Konverter auf unserem Server: Er wandelt ein Word- oder Excel-Dokument über eine vollständige Office-Engine um und schreibt eine echte ISO-19005-Datei.

Diese Rechenleistung ist der Grund, warum PDF/A die einzige PDF-Funktion auf Convertburda ist, für die eine kleine Gebühr anfällt; alles andere im PDF-Bereich ist kostenlos. Für Alltagsdokumente brauchen Sie gar kein PDF/A — um Word in PDF umzuwandeln, ein PDF zusammenzufügen, zu teilen oder zu komprimieren oder um seinen Text zurück nach Word zu holen, sind die kostenlosen Tools die richtige Wahl.

Praktische Tipps

• Erzeugen Sie das PDF/A am Ende Ihres Arbeitsablaufs. Es nachträglich mit einem gewöhnlichen Tool zu bearbeiten, zu komprimieren oder zusammenzufügen, kann seine Konformität unbemerkt zerstören.
• Wählen Sie PDF/A-2b, sofern niemand etwas anderes verlangt.
• Bewahren Sie auch das Quelldokument — die Word- oder Excel-Datei — auf. PDF/A dient der Aufbewahrung, nicht der weiteren Bearbeitung.
• Schützen Sie die Archivkopie nie mit einem Passwort. Brauchen Sie eine geschützte Version zum Versenden, erstellen Sie sie aus der Archivkopie mit dem Tool PDF-Sperre und behalten Sie das offene Original.