PDF/A w prostych słowach: czego oczekują archiwa, sądy i urzędy
PDF/A to odmiana PDF-a stworzona po to, by za trzydzieści lat otwierać się dokładnie tak samo. Czego wymaga, który wariant wybrać i kiedy jest naprawdę potrzebny.
Dlaczego zwykły PDF nie jest archiwum
Zwykły PDF może zależeć od czynników zewnętrznych: czcionek zainstalowanych na komputerze, na którym powstał, ustawień kolorów ekranu, odnośników do innych plików, a nawet skryptów. Otwórz go po latach na innej maszynie, a tekst może się przesunąć, znaki zamienić w puste prostokąty, a kolory ulec zmianie. W przypadku umowy, pozwolenia, zapisu jakości czy akt sądowych to nie do przyjęcia.
PDF/A — „A” oznacza archiwum — to międzynarodowa norma ISO 19005, która zamyka te luki. Plik PDF/A musi zawierać wszystko, czego potrzebuje, by wyświetlać się identycznie tak długo, jak ktokolwiek go przechowuje — i nic, co mogłoby to zmienić.
Czego wymaga PDF/A
- Wszystkie czcionki osadzone — każdy znak jest rysowany z danych wewnątrz pliku, nigdy z czcionek na komputerze czytelnika.
- Zdefiniowane kolory — osadzony profil kolorów, dzięki czemu kolory nie zależą od ekranu ani drukarki.
- Metadane w XMP — tytuł, autor i sama wersja PDF/A, zapisane w standardowy, czytelny maszynowo sposób.
- Bez szyfrowania i bez hasła — archiwum, którego nie da się otworzyć, nie jest archiwum.
- Bez skryptów, bez dźwięku i wideo, bez treści zewnętrznych — nic, co się uruchamia, odtwarza lub sięga poza plik.
- Przezroczystość i warstwy — zabronione w PDF/A-1, dozwolone, ale ściśle zdefiniowane od PDF/A-2 wzwyż.
Większości z tego nie zobaczysz: poprawny PDF/A wygląda jak każdy inny PDF. Różnica ujawnia się po latach albo w chwili, gdy plik sprawdza walidator.
PDF/A-1, -2, -3 i -4 oraz litery a, b i u
Cyfra oznacza generację, litera — poziom zgodności.
- PDF/A-1 (2005) opiera się na PDF 1.4. Jest najbardziej rygorystyczny i najszerzej akceptowany, ale nie dopuszcza przezroczystości.
- PDF/A-2 (2011) opiera się na PDF 1.7 i dopuszcza przezroczystość, warstwy oraz obrazy JPEG 2000. Dla większości nowych dokumentów to rozsądny wybór domyślny.
- PDF/A-3 (2012) pozwala dodatkowo osadzić dowolny plik — i dokładnie w ten sposób e-faktura Factur-X lub ZUGFeRD niesie swój XML.
- PDF/A-4 (2020) opiera się na PDF 2.0 i upraszcza poziomy.
- b („basic”) gwarantuje wygląd. a („accessible”) wymaga dodatkowo struktury znaczników, którą potrafią odczytać czytniki ekranu. u („unicode”) gwarantuje, że tekst da się przeszukiwać i kopiować.
Gdy ktoś prosi o „PDF/A” bez dalszych szczegółów, PDF/A-1b lub PDF/A-2b jest niemal zawsze akceptowany. Gdy wskazuje konkretny poziom, użyj dokładnie tego.
Kto o niego prosi
PDF/A jest wymagany lub zalecany przez wiele archiwów państwowych, przez sądy i instytucje publiczne przyjmujące dokumenty elektronicznie, w przetargach publicznych oraz przez organizacje zobowiązane do długiego przechowywania dokumentów: dokumentacji technicznej, zapisów jakości, akt osobowych, umów. To także bezpieczny wybór dla wszystkiego, co musisz przechowywać przez siedem lub dziesięć lat na podstawie przepisów podatkowych lub rachunkowych.
Dokładne wymaganie różni się w zależności od kraju i instytucji. Gdy ma to znaczenie, sprawdź, co określa odbiorca — wersję, poziom, a także to, czy oczekuje konkretnej nazwy lub wielkości pliku.
Jak sprawdzić, czy plik naprawdę jest PDF/A
PDF może deklarować w metadanych, że jest PDF/A, nie spełniając normy; etykieta to tylko linijka tekstu. Wiarygodnym testem jest walidator, który sprawdza plik reguła po regule względem ISO 19005. veraPDF, walidator open source opracowany przez PDF Association i Open Preservation Foundation, jest powszechnym punktem odniesienia i wiele archiwów używa go lub narzędzi na nim opartych.
Jeśli plik zostanie odrzucony, raport walidatora zwykle wskazuje przyczynę: nieosadzona czcionka, brak profilu kolorów, przezroczystość w pliku PDF/A-1. Naprawa niemal zawsze polega na ponownym utworzeniu PDF/A z dokumentu źródłowego, a nie na łataniu gotowego PDF-a.
Jak powstaje prawdziwy PDF/A — i dlaczego kosztuje moc obliczeniową
Prawdziwego PDF/A nie da się uzyskać przez zmianę nazwy pliku ani przez ustawienie drukowania, które zmienia tylko etykietę. Czcionki muszą zostać faktycznie osadzone, profil kolorów dodany, metadane zapisane, a wynik sprawdzony. Dlatego nasz Konwerter PDF/A działa na naszym serwerze: konwertuje dokument Word lub Excel za pomocą kompletnego silnika biurowego i zapisuje prawdziwy plik zgodny z ISO 19005.
Ta moc obliczeniowa jest powodem, dla którego PDF/A to jedyna funkcja PDF w Convertburda objęta niewielką opłatą; wszystko inne w dziale PDF jest darmowe. Do codziennych dokumentów PDF/A w ogóle nie jest potrzebny — aby zamienić Word na PDF, połączyć, podzielić lub skompresować PDF albo odzyskać jego tekst w Wordzie, właściwym wyborem są darmowe narzędzia.
Praktyczne wskazówki
- Twórz PDF/A na końcu procesu. Późniejsza edycja, kompresja lub łączenie zwykłym narzędziem może po cichu zepsuć jego zgodność z normą.
- Wybieraj PDF/A-2b, chyba że ktoś prosi o coś innego.
- Zachowaj także dokument źródłowy — plik Word lub Excel. PDF/A służy do przechowywania, nie do dalszej edycji.
- Nigdy nie zabezpieczaj hasłem kopii archiwalnej. Jeśli potrzebujesz chronionej wersji do wysłania, utwórz ją z kopii archiwalnej narzędziem Blokada PDF i zachowaj otwarty oryginał.