شرح PDF/A: ما الذي تتوقعه الأرشيفات والمحاكم والجهات الرسمية
PDF/A هو إصدار PDF المصمَّم ليُفتح بالشكل نفسه تمامًا بعد ثلاثين عامًا. ما الذي يشترطه، وأي نوع تختار، ومتى تحتاج إليه فعلًا.
لماذا ملف PDF العادي ليس أرشيفًا
قد يعتمد ملف PDF العادي على أشياء خارجه: خطوط مثبتة على الحاسوب الذي أنشأه، وإعدادات ألوان شاشة، وروابط إلى ملفات أخرى، بل وحتى نصوص برمجية. افتحه بعد سنوات على جهاز آخر وقد ينزاح النص، وتتحول الحروف إلى مربعات فارغة، وتتغير الألوان. وبالنسبة إلى عقد أو ترخيص أو سجل جودة أو ملف قضائي، هذا غير مقبول.
PDF/A — والحرف «A» يرمز إلى الأرشيف — هو المعيار الدولي ISO 19005 الذي يسدّ تلك الثغرات. يجب أن يحتوي ملف PDF/A على كل ما يحتاج إليه ليُعرض بشكل متطابق، ما دام أحد يحتفظ به، وألا يحتوي على أي شيء قد يغيّر ذلك.
ما الذي يشترطه PDF/A
- تضمين جميع الخطوط — يُرسم كل حرف من بيانات داخل الملف، لا من خطوط على حاسوب القارئ أبدًا.
- ألوان محددة — ملف تعريف ألوان مضمَّن، حتى لا تعتمد الألوان على الشاشة أو الطابعة.
- بيانات وصفية بصيغة XMP — العنوان والمؤلف وإصدار PDF/A نفسه، مخزَّنة بطريقة معيارية تقرؤها الآلة.
- لا تشفير ولا كلمة مرور — الأرشيف الذي لا يمكن فتحه ليس أرشيفًا.
- لا نصوص برمجية، ولا صوت أو فيديو، ولا محتوى خارجي — لا شيء يعمل أو يُشغَّل أو يصل إلى خارج الملف.
- الشفافية والطبقات — محظورة في PDF/A-1، ومسموح بها بتعريف صارم اعتبارًا من PDF/A-2.
لن ترى معظم هذا: فملف PDF/A الصحيح يبدو كأي ملف PDF آخر. ويظهر الفرق بعد سنوات، أو في اللحظة التي تفحص فيها أداة تحقق الملف.
PDF/A-1 و-2 و-3 و-4، والحروف a وb وu
الرقم هو الجيل؛ والحرف هو مستوى المطابقة.
- PDF/A-1 (2005) مبني على PDF 1.4. وهو الأكثر صرامة والأوسع قبولًا، لكنه لا يسمح بالشفافية.
- PDF/A-2 (2011) مبني على PDF 1.7 ويسمح بالشفافية والطبقات وصور JPEG 2000. وهو الخيار الافتراضي المعقول لمعظم المستندات الجديدة.
- PDF/A-3 (2012) يسمح إضافةً إلى ذلك بتضمين أي ملف — وهذه بالضبط الطريقة التي تحمل بها فاتورة Factur-X أو ZUGFeRD الإلكترونية ملف XML الخاص بها.
- PDF/A-4 (2020) مبني على PDF 2.0 ويبسّط المستويات.
- b («أساسي») يضمن المظهر البصري. وa («قابل للوصول») يشترط إضافةً إلى ذلك بنية موسومة تستطيع قارئات الشاشة تتبّعها. وu («يونيكود») يضمن إمكانية البحث في النص ونسخه.
عندما يطلب أحدهم «PDF/A» دون مزيد من التحديد، يُقبل PDF/A-1b أو PDF/A-2b في كل الحالات تقريبًا. وعندما يُحدَّد مستوى بعينه، فاستخدم ذلك المستوى بالضبط.
من يطلبه
PDF/A مطلوب أو موصى به لدى كثير من الأرشيفات الوطنية، ولدى المحاكم والهيئات العامة التي تقبل المستندات إلكترونيًا، وفي المناقصات العامة، ولدى المنظمات ذات واجبات الاحتفاظ الطويلة: الملفات الهندسية، وسجلات الجودة، وملفات الموظفين، والعقود. وهو أيضًا الخيار الآمن لكل ما يجب عليك الاحتفاظ به سبع أو عشر سنوات بموجب قواعد الضرائب أو المحاسبة.
يختلف الاشتراط الدقيق من بلد إلى آخر ومن جهة إلى أخرى. وعندما يكون الأمر مهمًا، راجع ما تحدده الجهة المستلمة — الإصدار، والمستوى، وما إذا كانت تريد أيضًا اسم ملف أو حجمًا معينًا.
كيف تتحقق مما إذا كان الملف PDF/A فعلًا
يمكن لملف PDF أن يدّعي في بياناته الوصفية أنه PDF/A دون أن يستوفي المعيار؛ فالتسمية مجرد سطر نصي. والاختبار الموثوق هو أداة تحقق تفحص الملف وفق ISO 19005 قاعدةً قاعدة. وveraPDF، أداة التحقق مفتوحة المصدر التي طوّرتها PDF Association وOpen Preservation Foundation، هي المرجع الشائع، وكثير من الأرشيفات تستخدمها أو تستخدم شيئًا مبنيًا عليها.
إذا رُفض ملف، فعادةً ما يسمّي تقرير أداة التحقق السبب: خط لم يُضمَّن، أو ملف تعريف ألوان ناقص، أو شفافية في ملف PDF/A-1. والحل في كل الحالات تقريبًا هو إنشاء PDF/A من جديد من المستند المصدر، لا ترقيع ملف PDF لاحقًا.
كيف يُصنع ملف PDF/A حقيقي — ولماذا يستهلك قدرة حوسبية
لا يمكن صنع ملف PDF/A حقيقي بإعادة تسمية ملف، ولا بإعداد طباعة لا يغيّر سوى التسمية. يجب أن تُضمَّن الخطوط فعلًا، ويُضاف ملف تعريف الألوان، وتُكتب البيانات الوصفية، وتُفحص النتيجة. ولهذا يعمل محوّل PDF/A لدينا على خادمنا: فهو يحوّل مستند Word أو Excel عبر محرك مكتبي كامل ويكتب ملفًا حقيقيًا بمعيار ISO 19005.
تلك القدرة الحوسبية هي السبب في أن PDF/A هو ميزة PDF الوحيدة على Convertburda التي تُفرض عليها رسوم صغيرة؛ وكل ما عداها في قسم PDF مجاني. وللمستندات اليومية لا تحتاج إلى PDF/A أصلًا — فعندما تريد تحويل Word إلى PDF، أو دمج ملف PDF أو تقسيمه أو ضغطه، أو استعادة نصه في Word، فالأدوات المجانية هي الخيار الصحيح.
نصائح عملية
- أنشئ ملف PDF/A في نهاية عملك. فتحريره أو ضغطه أو دمجه لاحقًا بأداة عادية قد يُفسد مطابقته دون أن تلاحظ.
- اختر PDF/A-2b ما لم يطلب أحد غيره.
- احتفظ بالمستند المصدر — ملف Word أو Excel — أيضًا. فـPDF/A للحفظ، لا لمزيد من التحرير.
- لا تحمِ النسخة الأرشيفية بكلمة مرور أبدًا. وإن احتجت إلى نسخة محمية للإرسال، فأنشئها من النسخة الأرشيفية بأداة قفل PDF واحتفظ بالأصل المفتوح.