Excel in PDF
Teilen Sie eine Tabelle, die niemand versehentlich bearbeiten kann — laden Sie eine Excel-Datei hoch und erhalten Sie ein sauberes, schreibgeschütztes PDF. Wird verarbeitet und sofort danach gelöscht.
Mehrere Dateien? Legen Sie sie alle auf einmal ab — jede wird zu einem PDF und Sie erhalten ein ZIP.Eine Tabelle hat keine Seiten, bis Sie ihr welche geben
Eine Word-Datei ähnelt zumindest Papier; eine Tabelle tut nicht einmal so. Sie ist ein endloses Raster, das erst im Moment des Druckens Seiten bekommt — und die Umwandlung in PDF ist Drucken, nur eben in eine Datei. Deshalb überraschen Tabelle-zu-PDF-Ergebnisse mehr als Dokumentumwandlungen: Das PDF ist kein Abbild dessen, was Sie auf dem Bildschirm sahen, sondern das, was die Druck-Engine aus Ihrer Tabelle macht. Preislisten, Tarifübersichten, Stundenzettel und Monatsberichte profitieren alle von demselben Schritt — der Empfänger bekommt ordentliche, schreibgeschützte Seiten statt eines Rasters, das er versehentlich bearbeiten, falsch sortieren oder neu berechnen kann. Der Konverter ist großzügig bei dem, was hineingeht — .xls, .xlsx, .ods und sogar reine .csv-Dateien —, und immer eng bei dem, was herauskommt: Seiten, genau so, wie die Druck-Engine sie anlegen würde.
Druckbereiche entscheiden über alles
Das PDF folgt den in der Datei gespeicherten Druckeinstellungen: Druckbereich, Seitenausrichtung, Skalierung. Ein Blatt ohne Druckbereich druckt alles mit Inhalt — einschließlich der vergessenen Nebenrechnungen in Spalte BZ und der Notizen, die Sie unter der Tabelle geparkt haben. Dreißig Sekunden im Tabellenkalkulationsprogramm vor der Umwandlung zahlen sich aus: den Block markieren, der erscheinen soll, ihn als Druckbereich festlegen, Hoch- oder Querformat wählen und speichern. Genau diese gespeicherte Absicht befolgt der Konverter, der Unterschied zwischen einem zerfledderten und einem sauberen PDF entsteht also fast immer in der Tabelle, nicht hier. Dieselbe Vorsicht gilt für ganze Blätter: Enthält eine Arbeitsmappe Schmierzettel-Tabs und halbfertige Experimente, gehen Sie davon aus, dass sie mitgedruckt werden, und räumen Sie sie auf, bevor die Datei irgendwohin geht.
Breite Tabellen — und Zahlen, die an Ort und Stelle eingefroren sind
Tabellen sind breiter als Papier. Eine Tabelle mit achtzehn Spalten läuft über Seitengrenzen hinaus, wenn Sie nicht eingreifen: die Seite quer stellen, eine Skalierung „an Breite anpassen“ verwenden oder das Überlaufen bewusst hinnehmen und die Kopfspalten wiederholen. Entscheiden Sie das bewusst — die Voreinstellung ist selten die lesbare Option. Die zweite tabellenspezifische Tatsache: Formeln werden auf ihre berechneten Werte eingefroren, genau wie auf einem Ausdruck. Für einen Beleg ist das genau der Sinn — niemand kann nachträglich eine Zelle antippen und die Summe ändern —, es bedeutet aber auch, dass das PDF eine Momentaufnahme eines bestimmten Zeitpunkts ist. Bewegen sich die Zahlen, bleibt die Tabelle das lebendige Original, und das PDF muss neu daraus erzeugt werden. Eine kleine Gewohnheit macht die Momentaufnahmen vertrauenswürdig: Setzen Sie das Datum in die Kopfzeile oder die Titelzelle der Tabelle, sodass jedes PDF auf den ersten Blick sagt, wann seine Zahlen galten.
Wenn CSV besser ist als PDF
Ein PDF ist zum Lesen da; als Datenquelle ist es bewusst denkbar schlecht geeignet. Muss der Empfänger mit den Zahlen arbeiten — sie in eine Buchhaltungssoftware importieren, sortieren, in ein Diagramm packen —, schicken Sie die Tabelle selbst oder einen CSV-Export, und heben Sie das PDF für die Menschen auf, die nur hineinschauen müssen. Ein nützlicher Test: Müsste die Gegenseite Ihre Zahlen am Ende aus dem PDF abtippen, haben Sie das falsche Format verschickt — und beim Abtippen entstehen vertauschte Ziffern, das falsche Format ist also nicht nur unbequem, sondern eine echte Fehlerquelle. Für die Lesekopie gilt derselbe praktische Rahmen wie beim Word-Konverter — 20 MB pro Datei, eine Umwandlung nach der anderen, fünf kostenlose Durchläufe pro Tag, bevor Credits fällig werden — und ein fertiger Bericht lässt sich oft gut mit PDF-Dateien zusammenfügen kombinieren, um ein Anschreiben und die Zahlen in einem Dokument zu vereinen.
Was passiert mit meiner Tabelle?
Tabellen lassen sich nicht im Browser umwandeln, daher nutzt dieses Tool kurzzeitig unseren EU-gehosteten Server: Ihre Datei wird in einen temporären Ordner geschrieben, von LibreOffice in ein PDF umgewandelt, und der Ordner wird gelöscht, sobald die Umwandlung abgeschlossen ist — egal ob erfolgreich oder nicht. Nichts wird gespeichert, protokolliert oder eingesehen.
Wie werden Seitenumbrüche festgelegt?
Das PDF folgt den in der Tabelle gespeicherten Druckeinstellungen (Druckbereich, Ausrichtung, Skalierung). Wenn dabei Spalten abgeschnitten werden, legen Sie zuerst in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm den Druckbereich oder „Passend zur Seite“ fest und wandeln Sie die Datei dann erneut um.
Sind Formeln enthalten?
Das PDF zeigt die berechneten Werte, genau wie ein Ausdruck — die Formeln selbst sind weder sichtbar noch bearbeitbar.
Meine Datei hat ein Passwort
Passwortgeschützte Dateien können nicht gelesen werden — entfernen Sie zuerst den Schutz und wandeln Sie die Datei anschließend um.
Was bewirkt die PDF/A-Option?
PDF/A ist die ISO-Archivvariante von PDF, die viele Behörden und Institutionen für Einreichungen und Langzeitarchivierung verlangen: alle Schriftarten eingebettet, in sich geschlossen, keine externen Abhängigkeiten. Aktivieren Sie die Option, wenn die empfangende Stelle „PDF/A“ verlangt — andernfalls reicht das normale, kleinere PDF völlig aus.
