Excel en PDF

Un tableur n'a pas de pages tant que vous ne lui en donnez pas

Un fichier Word ressemble au moins à du papier ; un tableur ne fait même pas semblant. C'est une grille sans fin qui n'acquiert des pages qu'au moment de l'impression — et convertir en PDF, c'est imprimer, simplement vers un fichier. C'est pourquoi les résultats feuille-vers-PDF surprennent davantage les gens que les conversions de documents : le PDF n'est pas une image de ce que vous voyiez à l'écran, c'est ce que le moteur d'impression fait de votre feuille. Listes de prix, grilles tarifaires, feuilles de temps et rapports mensuels bénéficient tous du même geste — le destinataire obtient des pages propres et en lecture seule plutôt qu'une grille qu'il pourrait modifier, mal trier ou recalculer par accident. Le convertisseur accepte largement ce qui entre — .xls, .xlsx, .ods et même de simples fichiers .csv — et reste toujours précis sur ce qui en ressort : des pages, exactement telles que le moteur d'impression les composerait.

Les zones d'impression décident de tout

Le PDF suit les paramètres d'impression stockés dans le fichier : zone d'impression, orientation de page, mise à l'échelle. Une feuille sans zone d'impression imprime tout ce qui contient quelque chose — y compris les calculs de brouillon oubliés dans la colonne BZ et les notes que vous aviez laissées sous le tableau. Trente secondes dans votre logiciel de tableur avant de convertir se rentabilisent largement : sélectionnez le bloc qui doit apparaître, définissez-le comme zone d'impression, choisissez portrait ou paysage, et enregistrez. Cette intention enregistrée est exactement ce que le convertisseur obéit, donc la différence entre un PDF hasardeux et un PDF propre se fait presque toujours dans le tableur, pas ici. La même prudence s'applique aux feuilles entières : si un classeur contient des onglets de brouillon et des essais à moitié terminés, supposez qu'ils seront eux aussi de la partie, et rangez-les avant que le fichier ne parte où que ce soit.

Tableaux larges, et chiffres figés sur place

Les tableurs sont plus larges que le papier. Un tableau de dix-huit colonnes débordera des limites de la page à moins que vous n'interveniez : passez la page en paysage, utilisez une mise à l'échelle ajustée à la largeur, ou acceptez le débordement délibérément en répétant les colonnes d'en-tête. Décidez-le exprès — le réglage par défaut est rarement l'option la plus lisible. Le deuxième fait propre aux tableurs : les formules sont figées à leurs valeurs calculées, exactement comme sur une impression papier. Pour un enregistrement, c'est précisément le but — personne ne peut pousser une cellule et changer le total après coup — mais cela signifie aussi que le PDF est un instantané d'un moment donné. Quand les chiffres bougent, la feuille reste l'original vivant et le PDF doit être refait à partir d'elle. Une petite habitude rend les instantanés dignes de confiance : mettez la date dans l'en-tête de la feuille ou dans la cellule de titre, pour que chaque PDF indique de lui-même à quel moment ses chiffres étaient valables.

Quand le CSV l'emporte sur le PDF

Un PDF est fait pour être lu ; il est délibérément mauvais comme source de données. Si le destinataire doit travailler avec les chiffres — les importer dans un logiciel de comptabilité, les trier, les mettre en graphique — envoyez le tableur lui-même ou un export CSV, et réservez le PDF aux humains qui n'ont besoin que de regarder. Un test utile : si l'autre partie finit par retaper vos chiffres à partir du PDF, vous avez envoyé le mauvais format — et c'est en retapant que naissent les chiffres inversés, donc le mauvais format n'est pas seulement gênant, c'est une véritable source d'erreurs. Pour la copie de lecture, le même cadre pratique que le convertisseur Word s'applique — 20 MB par fichier, une conversion à la fois, cinq essais gratuits par jour avant les crédits — et un rapport terminé se marie souvent bien avec Fusionner PDF, en réunissant une lettre d'accompagnement et les chiffres dans un seul document.

Qu'advient-il de mon tableur ?

Les tableurs ne peuvent pas être convertis dans le navigateur : cet outil utilise donc brièvement notre serveur hébergé dans l'UE. Votre fichier est écrit dans un dossier temporaire, converti en PDF par LibreOffice, puis le dossier est supprimé dès que la conversion se termine — qu'elle réussisse ou échoue. Rien n'est stocké, journalisé ni consulté.