UBL/Peppol-Rechnung in PDF

Peppol, UBL — und warum Sie trotzdem eine lesbare Kopie brauchen

Jahrzehntelang war eine Rechnung ein Dokument, das man lesen konnte. Seit der belgischen B2B-E-Rechnungspflicht und vergleichbaren Regelungen, die in ganz Europa eingeführt werden, ist ein wachsender Teil der Rechnungen stattdessen eine strukturierte Datendatei — XML nach einem Standard, damit Buchhaltungssoftware sie lesen kann, ohne dass jemand etwas abtippen muss. Das ist ein echter Fortschritt für die Automatisierung und ein echtes Ärgernis für Menschen, denn wer so eine Datei im Browser öffnet, bekommt eine Wand aus Tags statt einer Rechnung. Dieses Tool stellt daraus das Dokument her, das Sie erwartet haben: Absender und Empfänger, die Positionen, die Umsatzsteueraufschlüsselung, die Summen und die Zahlungsdaten, angeordnet zum Lesen, Drucken oder Anhängen an eine E-Mail.

UBL, Peppol BIS, Factur-X: Was die Namen bedeuten

UBL 2.1 ist die zugrunde liegende XML-Sprache für Geschäftsdokumente. Peppol BIS Billing 3.0 ist ein spezifisches, verschärftes Regelwerk, das auf UBL aufsetzt, und es ist das, was die europäische E-Rechnung tatsächlich überwiegend nutzt — es legt fest, welche Felder Pflicht sind und wie sie gefüllt sein müssen, damit sich zwei Systeme, die nie voneinander gehört haben, trotzdem verstehen. Peppol selbst ist das Netzwerk, über das diese Dokumente laufen. Factur-X, in Deutschland als ZUGFeRD bekannt, ist etwas ganz anderes: ein normales PDF mit dem strukturierten XML darin eingebettet, sodass eine Datei sowohl den Menschen als auch die Maschine bedient. Wenn Sie so eine Datei haben, müssen Sie nichts erzeugen — Sie müssen das XML herauslösen, das bereits darin steckt, und dafür gibt es ein eigenes Tool auf dieser Seite.

Was dieses Tool liest — und was nicht

Es verarbeitet UBL-2.1-Invoice-Dokumente, einschließlich Peppol BIS Billing 3.0. Gutschriften, andere UBL-Dokumenttypen und Factur-X-Dateien werden noch nicht unterstützt. Das Auslesen konzentriert sich bewusst auf die Felder, die eine lesbare Rechnung ausmachen: beide Parteien, die Rechnungspositionen, die Umsatzsteuer-Zwischensummen, die Summen und die IBAN. Wenn ein Dokument eine exotische Erweiterung nutzt, die Ihr ERP hinzugefügt hat, taucht diese Erweiterung im PDF nicht auf — die Rechnung wird trotzdem dargestellt, aber betrachten Sie das PDF als lesbare Wiedergabe und nicht als bytegenaue Reproduktion von allem, was in der Datei steht.

Das PDF ist eine Kopie. Das XML ist die Rechnung.

Das ist wichtiger als alles andere auf dieser Seite. Wo strukturierte E-Rechnungen verpflichtend sind, ist die XML-Datei die rechtsgültige Rechnung; ein daraus erzeugtes PDF ist eine für Menschen lesbare Kopie und ersetzt sie nicht. Bewahren Sie das ursprüngliche XML für Ihr Archiv und Ihre Buchhaltung auf, und behandeln Sie das PDF als das, was es ist — etwas zum Lesen, Prüfen, Drucken oder Weiterleiten. Dieselbe Logik gilt in die andere Richtung: Ein PDF im Nachhinein in XML zu verwandeln macht daraus keinen gültigen Peppol-Austausch, denn die Gültigkeit ergibt sich daraus, wie das Dokument versendet wurde, und nicht aus seiner Dateiendung. Wenn ein Kunde Sie um eine E-Rechnung bittet, erfüllt ein PDF davon die Anforderung nicht.

Wenn sich eine Datei nicht umwandeln lässt

Die häufigsten Ursachen sind einfach. Die Datei ist eine Gutschrift statt einer Rechnung; sie ist ein Factur-X-PDF statt reinem XML; sie ist ein anderer UBL-Dokumenttyp; oder sie ist tatsächlich fehlerhaft, weil vorgelagert etwas schiefgelaufen ist. Bevor Sie annehmen, die Rechnung sei defekt, lohnt es sich, sie durch eine strukturelle Prüfung laufen zu lassen, um zu sehen, ob sie sich auslesen lässt und ob die Pflichtfelder vorhanden sind — dafür gibt es hier ein eigenes Prüftool, und es verwendet genau denselben Parser wie diese Seite: Wenn das Prüftool zufrieden ist, ist es diese Seite auch. Seien Sie sich dabei bewusst, was eine solche Prüfung ist und was nicht: Sie bestätigt die Struktur und die Pflichtfelder, nicht die vollständige offizielle Peppol-Schematron-Konformität.

Was mit Ihren Rechnungsdaten geschieht

Dies ist eines der wenigen Tools auf dieser Seite, das einen Server benötigt, denn das PDF wird dort erzeugt. Ihre Datei wird im Arbeitsspeicher ausgelesen, um das Dokument zu erstellen, und in dem Moment verworfen, in dem die Antwort versendet ist — nichts wird auf die Festplatte geschrieben, nichts protokolliert, nichts eingesehen. Der Server steht in der EU. Da eine Rechnung Namen, Adressen, Beträge und Bankverbindungen enthält, ist das für uns kein nebensächliches Detail — und es ist der Grund, warum auf dieser Seite alles, was im Browser laufen kann, auch tatsächlich in Ihrem Browser läuft.

Warum ein lesbares PDF trotzdem wichtig ist

Seit die belgische B2B-E-Rechnungspflicht in Kraft getreten ist, tauschen Unternehmen strukturierte Peppol-BIS-Billing-3.0-Dateien (auf Basis von UBL 2.1) statt PDFs aus. Das ist ideal für Buchhaltungssoftware, aber Menschen möchten weiterhin eine Kopie, die sie lesen, drucken oder an eine E-Mail anhängen können — dieses Tool erstellt genau diese Kopie.