E-postadan PDF'ye
Kaydedilmiş bir e-postayı arşivleyebileceğiniz, paylaşabileceğiniz veya kayıt olarak sunabileceğiniz bir PDF'ye dönüştürün — gönderen, alıcılar, tarih, mesaj ve orijinal ekler, hepsi tek bir dosyada.
Posta bir posta kutusunda yaşar — kayıtların oradan çıkması gerekir
Bir e-posta, yalnızca içinde bulunduğu hesap var olduğu sürece vardır. İnsanlar bir şirketten ayrıldığında posta kutuları kapatılır, arşivler saklama politikalarıyla budanır ve üç yıl sonra ihtiyaç duyacağınız mesaj, nadiren işaretlemeyi düşündüğünüz mesajdır. Bir mesajı PDF'ye dönüştürmek onu o bağımlılıktan çıkarır: gönderen, alıcılar, tarih, konu, tam metin ve orijinal ekler, saklayabileceğiniz, paylaşabileceğiniz ya da bir belgenin kabul edildiği herhangi bir yere sunabileceğiniz kendi kendine yeterli tek bir dosya hâline gelir — bir proje klasörü, bir İK dosyası, bir garanti anlaşmazlığı, bir muhasebe arşivi — ekler etrafa dağılmak yerine dosyanın içinde taşınır.
Mesajı önce Outlook'tan çıkarmak
Bu araç, Outlook'un kendi formatı .msg'yi ve neredeyse herkesin diğer formatı .eml'yi okur. Gerçek tuzak Outlook'un sürükleme davranışıdır: bir mesajı doğrudan Outlook penceresinden bir tarayıcıya sürüklemek, gerçek bir dosya değil sanal bir nesne teslim eder — bu yüzden ne burada ne de başka herhangi bir web sitesinde hiçbir şey gelmez. Mesajı önce masaüstünüze kaydedin (oraya sürükleyin ya da Dosya → Farklı Kaydet kullanın) ve ortaya çıkan .msg'yi yükleyin. Thunderbird, Apple Mail ve diğer çoğu e-posta istemcisi normal davranan .eml dosyaları üretir. Her iki yol da bir arşivin önemsediği şeyleri korur; uluslararası karakterler ve çok daha eski Outlook sürümleriyle kaydedilmiş mesajlar dahil.
Kayıt olarak e-postalar ve bir dava dosyası oluşturmak
Anlaşmazlıklar, denetimler ve İK meseleleri için, bir PDF kopyasının gücü, kanıtın ekli olduğu hâlde onu on yıllar sonra herkesin okuyabilmesidir. Dürüst sınırı şudur: sadık bir kopyadır, adli bir orijinal değil — bir mesajın rotasını kanıtlayan tam teknik başlıklar .msg ya da .eml dosyasında yaşar, bu yüzden bir şeyin bir avukatın önüne çıkması muhtemelse, orijinal dosyayı PDF'nin yanında arşivleyin. Her şey için PDF çalışma kaydıdır ve iyi birleşir: ilgili mesajları tek tek dönüştürün, sonra bunları kronolojik olarak PDF Birleştirme ile paketleyin — sözleşmeyi ve faturaları ekleyin, elinizde tek bir belgede eksiksiz bir dava dosyası olur.
Eklerim nereye gidiyor?
Gerçek dosyalar olarak PDF'nin içine gömülürler — bunları orijinalleriyle bayt bayt aynı şekilde tekrar kaydetmek için PDF okuyucunuzun ekler panelini açın (Adobe Reader ve çoğu diğer okuyucuda ataç simgesi). Mesajın kendisi, sade ve düz metin olarak oluşturulur: orijinal e-posta biçimlendirmesi olmadan, okunabilir ve yazdırılabilir.
Bir e-postayı nasıl .msg veya .eml olarak kaydederim?
Outlook'ta, e-postayı gelen kutunuzdan önce masaüstünüze sürükleyin (veya Dosya → Farklı Kaydet) — bu bir .msg dosyası oluşturur ve bunu buraya yüklersiniz. Bir e-postayı doğrudan Outlook'tan bu sayfaya sürüklemek işe yaramaz: Outlook, tarayıcıya gerçek bir dosya vermez — bu, her web sitesinde karşılaşılan bir Outlook tuhaflığıdır. Diğer çoğu e-posta programı (Thunderbird, Apple Mail, eM Client) aynı şekilde .eml olarak kaydeder ve bunların birçoğu doğrudan sürüklenip bırakılabilir.
E-postam herhangi bir yere kaydediliyor mu?
Hayır — mesaj, PDF'yi oluşturmak için sunucu belleğinde ayrıştırılır ve yanıt gönderilir gönderilmez silinir. Hiçbir şey diske yazılmaz veya günlüğe kaydedilmez.
PDF neden orijinal e-postadan daha sade görünüyor?
E-posta HTML'i bilindiği üzere oldukça dağınıktır, bu yüzden bu araç her bültenin biçimlendirmesini birebir yeniden oluşturmaya çalışmak yerine, metin içeriğini bilinçli olarak sade ve tutarlı bir düzende oluşturur. Ne söylendiği, kimin söylediği, ne zaman söylendiği ve ekler — bir arşiv kopyasının ihtiyaç duyduğu tam olarak budur.
